Adjoint en gestion administrative et financière de composante et de laboratoire F.H (H/F)

RESPONSABILITÉS :

La Faculté des Sciences et Techniques - FST
La Faculté des Sciences et Techniques compte environ 3000 étudiants, 180 enseignants et chercheurs universitaires, 65 personnels administratifs et techniques et 250 intervenants extérieurs.
Elle possède 6 laboratoires de recherches rattachés au CNRS, 7 départements pédagogiques et 1 centre commun de langues. Elle offre une large palette de formations : 7 mentions de Licence Générale, 2 Licences Professionnelles et 9 mentions de Master (16 parcours dont 9 parcours internationaux).
POSITIONNEMENT
Le poste est affecté à 50% au service enseignant et à 50% au service financier. Il est placé sous la responsabilité hiérarchique des 2 responsables de service.
MISSIONS
Gestion des heures d'enseignement des enseignants permanents (180) et des intervenants extérieurs (250). Gestion des achats et des missions, suivi de l'exécution des dépenses pour les différents départements, laboratoires et services.
ACTIVITES :
- Services enseignants :
- Accompagnement des vacataires dans les procédures administratives de recrutement
- Organisation des commissions de recrutement pour la validation des dossiers vacataires
- Saisie et mise en paiement des heures réalisées en vacation
- Suivi du service prévisionnel des enseignants permanents
- Saisie des heures réalisées et demande de mises en paiement des heures complémentaires
- Suivi administratif des enseignants
- Interlocuteur entre les enseignants de la Faculté des Sciences et Techniques et le service ressources humaines de l'Université
- Service financier :
- Effectuer des tâches d'exécution budgétaire : saisir un bon de commande, un certificat administratif, vérifier la réception, saisir le service fait
- Organiser les déplacements des agents : Gérer les ordres de missions, assurer les réservations, collecter les pièces nécessaires, établir les états de frais
- Gérer les workflows, les réclamations, les relations avec les fournisseurs, traiter les litiges
- Contrôler et informer sur la bonne application des procédures comptables, la règlementation en matière d'achat public ou en matière de tarifs de prestations
- Assurer le suivi de la consommation des enveloppes de dépenses

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
- Connaissances de l'environnement de l'enseignement supérieur et des règles de fonctionnement d'une composante au sein d'une université
- Notion en réglementation du domaine RH
- Notion en comptabilité publique
Savoir-faire :
- Maitriser l'environnement bureautique et les outils informatiques (word, excel, etc.)
- Capacité à s'adapter aux logiciels utilisés : OSE / ADE / SIFAC notamment
- Savoir rendre compte de son travail à sa hiérarchie
- Savoir utiliser les technologies d'information et de communication
- Savoir confronter la règlementation et sa mise en pratique
- Maitriser l'expression écrite et orale pour la rédaction de courriers simples
- Savoir mettre au point des outils de gestion spécifiques (suivi Excel) et des moyens de contrôle
- Savoir tenir des objectifs et rendre compte
Savoir-être / conditions particulières d'exercice :
- Compétences relationnelles : travail en équipe, sens de l'accueil, de l'écoute et de la diplomatie
- Gestion des priorités, sens de l'organisation
- Autonomie, réactivité, esprit d'initiative
- Rigueur, respect de la confidentialité des informations et des données
- Gestion des pics d'activités