Secrétaire de direction

Dans le cadre du renforcement de notre équipe, notre EHPAD recherche un(e) Secrétaire de direction (H/F) - 1 week-end par mois travaillé

Rattaché(e) à la Direction de l'établissement, vous assurez un rôle polyvalent dans la gestion administrative, financière et sociale de l'établissement. Véritable appui de la Direction, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l'EHPAD et êtes en lien quotidien avec les résidents, les familles, les salariés, les organismes et les différents partenaires.

Vos missions :
Gestion administrative et secrétariat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs et partenaires ;
- Assurer le secrétariat courant de la Direction : courriers, courriels, comptes rendus, classement et archivage ;
- Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs des résidents ;
- Participer au suivi administratif des admissions et des sorties ;
- Mettre à jour les tableaux de bord et documents de suivi de l'établissement ;
- Assurer l'interface avec les différents services internes et les partenaires extérieurs ;
- Veiller au respect des procédures administratives et à la confidentialité des informations traitées.

Gestion administrative des résidents et facturation
- Assurer la facturation des frais de séjour et des prestations annexes ;
- Assurer le suivi des règlements et des encaissements ;
- Effectuer les relances en cas d'impayés ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers de prise en charge ;
- Être l'interlocuteur administratif privilégié des résidents et de leurs familles ;
- Assurer le lien avec les organismes et partenaires concernés par la prise en charge des résidents.

Gestion administrative du personnel
En lien étroit avec la Direction, vous participez au suivi administratif des salariés de l'établissement, notamment :
- Préparer et assurer le suivi administratif des contrats de travail, avenants et documents liés à l'embauche ;
- Constituer et tenir à jour les dossiers individuels des salariés ;
- Assurer le suivi des entrées et sorties du personnel ;
- Préparer les documents administratifs liés aux fins de contrat ;
- Recueillir et contrôler les éléments nécessaires à l'établissement des variables de paie : absences, congés, arrêts de travail, heures complémentaires ou supplémentaires, etc. ;
- Assurer le suivi administratif des congés et absences ;
- Participer au suivi des visites médicales et obligations administratives liées aux salariés ;
- Assurer la transmission des éléments nécessaires au traitement de la paie auprès du prestataire ou du service compétent ;
- Participer au suivi des tableaux de bord RH et des effectifs ;
- Assurer le classement, l'archivage et la confidentialité des documents relatifs au personnel.

Appui à la Direction
- Assister la Direction dans la préparation et le suivi de différents dossiers administratifs ;
- Participer à la préparation de documents, tableaux de bord et indicateurs nécessaires au pilotage de l'établissement ;
- Contribuer au suivi des échéances administratives et réglementaires ;
- Participer à la coordination administrative avec les différents interlocuteurs de l'établissement ;
- Alerter la Direction sur les éventuelles anomalies, échéances ou situations nécessitant une attention particulière.

Votre profil :
De formation BTS, DUT/BUT ou équivalent dans le domaine administratif, gestion, ressources humaines ou secrétariat, vous justifiez idéalement d'une expérience significative sur un poste similaire.
Une expérience dans le secteur des EHPAD, du médico-social ou de la santé est fortement souhaitée.
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome et discret(e). Vous savez gérer les priorités, respecter les délais et faire preuve de réactivité dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses.