Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

FERMASYSTEM est spécialisée dans la maintenance, l'installation et le dépannage de fermetures industrielles, d'équipements de quais et d'automatismes. Dans le cadre du développement de son activité, FERMASYSTEM renforce son équipe et recherche deux Assistant(e)s administratif(ve)s, commercial(e)s et opérationnel(le)s.
Le poste est polyvalent et nécessite d'assurer quotidiennement la coordination entre les clients, les fournisseurs, les techniciens, le service opérationnel et la direction.

Sous la supervision de la Responsable opérationnelle, vous aurez notamment pour missions :

GESTION OPERATIONNELLE
- Créer, contrôler et mettre à jour les bons d'intervention
- Planifier les interventions des techniciens SAV et assurer le suivi des plannings
- Assurer le suivi des horaires et des temps d'intervention des techniciens
- Coordonner les informations entre les clients, les techniciens et le service opérationnel
- Assurer le suivi des délais d'intervention et veiller au respect des engagements pris auprès des clients
- Assurer le suivi administratif des interventions et des dossiers
- Organiser et suivre la logistique nécessaire aux interventions
- Assurer la bonne transmission des informations entre les différents interlocuteurs
- Participer au suivi de la qualité de service et à la résolution des éventuelles difficultés rencontrées sur le terrain

COMMERCE
- Assurer la relation quotidienne avec les clients : prise de rendez-vous, confirmation des interventions, information sur les délais et relances
- Assurer le suivi des réclamations clients
- Élaborer les devis liés aux activités de SAV, maintenance, travaux et chantiers
- Participer à la préparation des réponses aux appels d'offres
- Assurer le suivi commercial et administratif des demandes clients
- Assurer le lien entre les demandes clients et les équipes techniques

* Maintenance *
- Créer et suivre les contrats de maintenance
- Planifier les opérations de maintenance préventive
- Assurer le suivi administratif des contrats et des interventions de maintenance
- Veiller à la disponibilité des pièces nécessaires aux opérations de maintenance
* Facturation et suivi des règlements *
- Préparer et réaliser la facturation clients : acomptes, factures définitives et interventions SAV
- Assurer le suivi des encaissements et effectuer les relances clients
- Vérifier les factures sur le logiciel Libéo
- Préparer et transmettre les dossiers à la facturation
- Assurer le suivi administratif des dossiers clients
* Achats, fournisseurs, stocks et logistique *
- Gérer les commandes fournisseurs
- Effectuer les demandes de prix et consultations auprès des fournisseurs
- Assurer le suivi des commandes et des livraisons
- Gérer les retards et effectuer les relances fournisseurs
- Contrôler les factures fournisseurs et assurer leur rapprochement avec les commandes
- Assurer la gestion des stocks : entrées, sorties, retours, rangement et suivi des pièces
- Préparer et expédier les colis et le matériel nécessaires aux interventions des techniciens
- Assurer le suivi des pièces et du matériel nécessaires à l'activité
* Coordination interne *
- Participer à la coordination entre les différents services de l'entreprise : opérationnel, commerce, comptabilité, ressources humaines et équipes techniques
- Assurer une communication régulière avec les techniciens terrain et les différents interlocuteurs de l'entreprise
- Participer au bon fonctionnement général du service
- Assurer la continuité de l'activité avec le second membre du binôme

Organisation en binôme et remplacement mutuel

Nous recherchons une personne polyvalente, rigoureuse, organisée et réactive, capable de gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.