Assistant(e) de départements (H/F)

Au sein du Décanat (La Faculté d'HEC Paris), vous assurez un rôle d'assistance, de coordination et d'organisation pour plusieurs départements de la Faculté, avec une possibilité d'assurer des renforts en fonction des besoins (surcroit d'activité, remplacement de collègues pendant les congés ou absences).

Votre fonction s'articule autour d'une mission où la flexibilité est essentielle :

l'accompagnement des activités du département et des professeurs dans leurs missions d'enseignement, de recherche et de rayonnement académique dans un contexte spécifique ou inhabituel
Vous contribuez ainsi au bon fonctionnement des activités de la Faculté dans un environnement international.

Missions principales

Volet Département / Décanat

Assurer l'accompagnement administratif des professeurs permanents et visiteurs français et internationaux.
Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux enseignants ainsi qu'à l'organisation des visites de candidats dans le cadre des recrutements académiques.
Organiser les réunions des départements, préparer les supports nécessaires et rédiger les comptes rendus.
Assurer la coordination et le suivi des projets pédagogiques et de recherche portés par les enseignants.
Organiser les séminaires de recherche, conférences et événements scientifiques des départements.
Assurer la communication interne des départements et contribuer à la mise à jour des supports de communication et des espaces numériques.
Développer et maintenir les relations avec les partenaires académiques et institutionnels des départements.
Gestion administrative et financière

Gérer les déplacements professionnels, ordres de mission et notes de frais.
Assurer le suivi des commandes, demandes d'achats, devis et contrats.
Participer au suivi budgétaire des activités des départements et des programmes.
Produire et mettre à jour les tableaux de suivi, statistiques et documents administratifs nécessaires à l'activité.

Profil recherché

De formation Bac+2 minimum en assistanat, gestion, administration ou équivalent, vous justifiez d'une expérience réussie dans des fonctions d'assistanat, de coordination ou d'administration, idéalement dans l'enseignement supérieur ou un environnement international.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et faites preuve d'une réelle aisance dans la gestion simultanée de dossiers variés.

La pratique de l'anglais est indispensable à l'écrit comme à l'oral.

Qualités requises

Sens du service et de la confidentialité
Excellentes qualités relationnelles
Organisation, rigueur et autonomie
Dynamisme et polyvalence
Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
Esprit d'équipe et sens de la coordination
Réactivité et adaptabilité
Qualités rédactionnelles
Intérêt pour les activités académiques, pédagogiques et de recherche
Aisance dans un environnement multiculturel et international