Assistant administratif et financier - H/F

RESPONSABILITÉS :

1. Gestion de l'assistanat du Directeur des Opérations
- Gestion de l'agenda du Directeur des Opérations
- Organisation des déplacements
- Planification des REX
- Gestion des invités (évènements, pass, billetterie, séjour, vœux, pass entreprises, etc.)
- Être l'interlocuteur des responsables d'équipes
- Suivi des évènements se déroulant au Puy du Fou
- Etablissement du planning annuel et préparation des plannings retro d'ouverture
- Organisation d'évènements divers (séminaires, soirée DOP, etc..) et des visites officielles


2. Organisation et pilotage des équipes
- Concevoir et mettre à jour les outils de suivi d'activité, de tableaux de bords et reporting
- Suivi des CA et KPI hebdomadaires, mensuels et annuels


3. Gestion des dossiers en lien avec les autorités
- Suivi des dossiers administratifs en lien avec les autorités tels que le SDIS, le CNAPS, la Gendarmerie, la Préfecture, la mairie...


4. Suivi financier :
- Du budget du Directeur des Opérations :
- Suivi et vérification des factures, gestion des notes de frais, devis, commandes...
- Être le lien avec le service comptabilité
- Des budgets de la direction des opérations :
- Préparation des budgets annuels et des atterrissages en lien avec le contrôleur de gestion et le directeur des Opérations
- Accompagnement des équipes dans leur suivi de budget
- Contrôle des budgets mensualisés en lien avec le contrôle de gestion


5. Gestion RH :
- Etablir les plannings des médecins et veiller à ce que les logiciels de planification soient complets pour l'établissement de la paie
- Être le lien avec le service RH
- Suivi et Reporting mensuel de la masse salariale
- Suivi des CDI de la Direction des Opérations
- Suivi des bons de commandes intragroupe


6. Gestion Opérationnelle :
- Rédaction de courriers / Comptes rendus
- Préparation de dossiers et des réunions pour le directeur des opérations
- Transmission des informations entre la Direction et les différents interlocuteurs
- Centraliser les besoins des équipes de la Direction des Opérations
- Suivi de projets divers


7. Accompagnement des assistantes administratives des équipes :
- Organiser et superviser le travail de l'assistanat administratif
- Organisation et animation des réunions avec les supports administratifs de la DOP

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation et diplômes : issu(e) d'une formation bac+2 à bac+3 type BTS Assistant de Manager, BTS Gestion PME-PMI


Expérience nécessaire :
- Entre 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire


Compétences requises :
- Excellente maitrise de l'outil informatique (pack office, outlook, ect..)
- Excellente qualité rédactionnelle et relationnelle
- Capacité à gérer des agendas, réunions, déplacements, ect.
- Maitrise de la gestion de budget
- Connaissance en RH et en comptabilité
- Savoir faire de la veille d'information


Qualités requises :
- Être à l'écoute, disponible et savoir s'adapter
- Sens de la confidentialité, discrétion
- Polyvalence, sens du service
- Autonomie, rigueur, esprit d'analyse et de synthèse
- Capacité à travailler en équipe, et bon communiquant