Office Manager, Secrétaire général (H/F)

Vos missions
Rattaché(e) aux associées et collaborateurs du cabinet, vous assurez le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de la structure. 1. Administration générale et vie du cabinet Accueil physique et téléphonique des clients et interlocuteurs du cabinet ; Gestion des appels, messages, courriers et recommandés ; Organisation des salles de réunion et gestion des agendas communs ; Gestion des fournisseurs et prestataires (maintenance, fournitures, affranchissement, services généraux, etc.) ; Suivi des stocks et des approvisionnements ; Coordination des interventions techniques et des prestataires extérieurs ; Gestion administrative des sous-locataires et suivi de la refacturation des loyers et charges ; Archivage et classement des documents administratifs. 2. Assistance à la facturation et gestion clients Création et suivi des dossiers clients dans le logiciel métier ; Préparation des éléments de facturation ; Saisie et suivi des frais et débours refacturables ; Contrôle et mise à jour des données de facturation ; Émission, suivi et envoi des factures ; Gestion des procédures spécifiques de facturation imposées par certains grands comptes ; Interface avec la comptabilité externe et les responsables de dossiers. 3. Ressources humaines et administration du personnel Assistance aux recrutements (stagiaires, alternants, collaborateurs administratifs) ; Constitution et suivi des dossiers du personnel ; Gestion administrative des arrivées et départs ; Suivi des congés et absences ; Relations avec les organismes sociaux, la médecine du travail et la mutuelle ; Classement et mise à jour des documents RH. Profil recherché Formation et expérience Formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat, gestion administrative, office management ou domaine équivalent ; Expérience réussie de 3 à 8 ans minimum sur un poste similaire ; Une expérience acquise au sein d'un cabinet d'avocats, d'expertise comptable, d'un cabinet de conseil ou d'un environnement de services professionnels constitue un atout. Compétences Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral ; Très bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel ; Aisance avec les outils numériques et logiciels de gestion ; Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités ; Sens de l'organisation et du suivi des dossiers. Qualités personnelles Rigueur et sens du détail ; Discrétion et respect de la confidentialité ; Esprit d'initiative ; Excellent relationnel ; Autonomie et fiabilité ; Sens du service et goût pour le travail en équipe.