Meeting & Event Coordinator (H/F)

Responsabilités principales :

Support événementiel

- Assurer des opérations conformes aux standards du EMEA M&E Services playbook
- Coordonner les événements sur site
- Préparer les espaces de réunion/événements (mobilier, restauration, fournitures de bureau)
- Réapprovisionner les salles de réunion selon les besoins (boissons, débarrasser la vaisselle)
- Vérifier tous les espaces avant les événements
- Vérifier l'exactitude des livraisons et intervenir si nécessaire
- Accompagner les fournisseurs d'événements (restauration, technique, décoration)
- Installer la signalétique sur les panneaux d'affichage

Administration et planification d'événements

- S'assurer que toutes les demandes de réunions et d'événements reçoivent une réponse dans les délais
- Servir de point de contact principal pour les organisateurs d'événements et les fournisseurs pendant la planification
- Organiser les réunions nécessaires à la planification et fournir les informations aux organisateurs d'événements
- Soutenir l'administration, l'organisation et la planification des réunions
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des devis et garantir que les interventions se déroulent comme prévu
- Effectuer des audits réguliers de contrôle des stocks (mobilier, équipement, ustensiles)
- Passer les commandes et suivre les livraisons en temps opportun

Conformité et sécurité

- Respecter les réglementations en matière de santé, sécurité et sûreté pour chaque événement
- Exécuter les procédures d'évacuation incendie/urgence du bâtiment
- Remonter les problèmes et défis au coordinateur senior en temps opportun

Opérations quotidiennes

- Participer aux réunions quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles et aux points avec les parties prenantes des opérations (service de nettoyage, services de réunion)
- Communiquer quotidiennement avec l'équipe REWS Hospitality & Events
- Suggérer des améliorations pour l'expérience client
- Adopter une approche flexible concernant les horaires de travail variables selon les besoins de l'entreprise
- Effectuer des tâches ponctuelles pour répondre aux besoins de l'entreprise

Compétences et expérience :

- Bac +3 (Bachelor of International Business...)
- 3 à 4 ans d'expérience en coordination d'événements dans les secteurs du luxe, de l'hôtellerie (incluant la gestion de réunions et
d'opérations hôtelières) et en entreprise (corporate).
- Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral). La maîtrise d'une autre langue est un plus (nous sommes amenés à recevoir une clientèle internationale et notamment du Golfe).
- Solides compétences en planification et coordination avec capacité à gérer plusieurs événements et relations avec les fournisseurs simultanément
- Connaissance des réglementations en matière de santé et sécurité et des normes de conformité événementielle
- Maîtrise des systèmes de réservation et des outils de gestion opérationnelle
- Excellentes capacités de résolution de problèmes avec aptitude à travailler sous pression
- Flexible et adaptable avec une approche pratique de la préparation et de la réalisation d'événements