Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents (H/F)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de I'UFR Droit-Économie-Management de l'Université Paris Saclay, le Service des Relations avec les équipes pédagogiques (SREP) assure l'organisation des plannings de cours et des examens pour plus de 5000 étudiants répartis sur 3 sites géographiques distincts (Sceaux, Orsay, Fontenay-aux-Roses).

Composé de 14 agents, le SREP assure le soutien logistique des formations dispensées à I'UFR ainsi que I 'appui aux enseignants chercheurs aussi bien dans la conception et la réalisation de leurs supports pédagogiques, que dans la mise à disposition de matériel audiovisuel ou encore dans I' organisation de leur emploi du temps pédagogique. Pivot entre le service des études et de la vie étudiante et les enseignants, le SREP est garant du respect de la règlementation inhérente aux examens nationaux et du respect des règles de sécurité applicables à l'accueil du public sur les différents sites. Il est composé de 4 pôles : planning et examens, reprographie et appariteurs. Votre mission s'exercera principalement au sein du pôle reprographie et examens

Missions de l'agent-e :

Volet élaboration des documents : période juillet à mi-novembre puis mi-décembre à mi-mars

Collecter auprès des enseignants la matière des supports de cours et fiches de TD ;
Vérifier la qualité des documents confiés, les mettre en forme, éventuellement les numériser et les faire reproduire en suivant scrupuleusement le calendrier des enseignements ;
Organiser le classement et l'archivage des originaux qui doivent être accessibles à la consultation ;
Organiser la diffusion des documents aux étudiants ; - Assurer la bonne circulation des documents entre les sites de Sceaux, Orsay et Fontenay aux Roses ;
Assurer le lien entre les enseignants et le SREP ainsi que le SREP et la reprographie ; - Assurer le lien avec le Centre Français d'Exploitation du Droit de Copie.

Volet examens : période mi-octobre à fin décembre puis mi-février à début juillet

Assurer la gestion des candidats en situation de handicap composant sur le site de Sceaux (bâtiment B) dans des salles isolées (évaluation et gestion, à partir des informations mises à disposition par le SAVE et la référente examens du SREP, des besoins en termes de salles, équipements et personnels d'accompagnement) ;
Collecter auprès du SEF et du SAVE l'ensemble des informations nécessaires à la bonne organisation des sessions d'examens pour tous les candidats bénéficiant d'un aménagement d'épreuves (listes émargements.) ;
Informer les enseignants concernés (en amont des épreuves) de la présence de candidats bénéficiant d'aménagements (composant sur le site de Sceaux, dans le bâtiment B, en salle B 401 et dans des salles isolées) - Assurer, chaque jour d'épreuve, la transmission des sujets en salle B 401 et dans chaque salle isolée ;
Veiller, chaque jour d'épreuve, à la réception des copies de l'ensemble des candidats bénéficiant d'un aménagement, en vue de leur transmission aux enseignants concernés ;
Gérer, chaque jour d'épreuve, les copies dématérialisées des candidats composant sur ordinateur, en vue de leur transmission aux enseignants concernés.

Les sessions d'examens en elle-même se tiennent sur les trois premières semaines de décembre (session 1-SEM 1), entre mi-mars et mi-mai (session 1-SEM 2) puis entre mi-juin et début juillet (session 2 SEM1 et 2).

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Profil recherché

Connaissance :

Maîtrise des outils bureautiques (excel...)
Règlement des Etudes et des examens
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de la composante
Connaître l'offre de formation de l'UFR et les maquettes de formation de la filière
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat