ADJOINT ADMINISTRATIF ACCUEIL SECRETARIAT (H/F)

L'IDDA est un établissement public autonome dont la mission principale est l'accompagnement de personnes handicapées adultes. Il se compose de deux services. L'établissement et service d'aide par le travail (ESAT) des Catalans et Le Service d'Accompagnement à la Vie Sociale (SAVS) Gairard
L'IDDA est en direction commune avec l'IME-EEAP-SAMSAH Les Trois Lucs. Le SAMSAH des 3 Lucs a pour mission principale de favoriser le maintien ou l'acquisition d'une autonomie maximale de personnes adultes présentant des TSA (troubles du spectre autistique).
Missions à IDDA : Hôtesse d'accueil, standardiste Lundi journée entière, Mardi après-midi, Mercredi après-midi, Jeudi après-midi (100 avenue de la corse 13007)
- Accueillir des personnes (clients, usagers, familles, etc.)
- Recevoir, renseigner et orienter les clients et / ou usagers vers l'interlocuteur ou le service recherchés.
- Réceptionner et traiter des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Distribuer les plaquettes et / ou cartes de l'institut.
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Saisie courriers commerciaux et courriers divers
- Gestion et traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
- Reproduction, frappe, mise en forme des documents et diffusion de documents, de dossiers - Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
- Enregistrement et acheminement du courrier arrivé
- Affranchissement du courrier avec déplacement à la poste pour les recommandés et achats de timbres
Gestion commerciale :
- Gestion des dossiers clients (enregistrement clients, devis, commandes, factures routage, conditionnement)
- Création et modification de références d'articles et prix
- Préparation et rédaction des propositions commerciales, des offres de prix, élaboration des devis, en lien avec le Directeur adjoint, le chef de service et les responsables d'atelier
- Etablissement des factures et communication aux clients concernés
- Gestion des réclamations
- Archivage des dossiers papier
Secrétaire des Instances :
- Organisation de réunions
- Rédaction, prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Les vendredis en journée : SAMSAH des 3 LUCS : 92 route enco de botte 13012 marseille
a) Gestion administrative :
- Constituer, mettre à jour et classer les dossiers administratifs des usagers (papier et numérique) ;
- Assurer le suivi des admissions, sorties et listes d'attente (équipe mobile, pôle accompagnement et pôle ressource) ;
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents (tableau ARS avec comptage d'actes, tableau d'activités, tableau de rendez-vous) ;
b) Appui à l'équipe pluridisciplinaire :
- Préparer les réunions (ordres du jour) ;
- Assurer le suivi administratif des projets personnalisés (date de renouvellement) ;
- Passer les commandes (droguerie, fournitures bureau, matériel) ;
- Lien avec l'encadrement et la direction pour les documents nécessitant une validation (projet de sortie, devis, PPA, contrat d'accompagnement) ;
- Réservation des véhicules.