Assistant administratif / Assistante administrative

Dans le cadre du développement de l'entreprise, TUBSAT recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) afin d'accompagner la direction dans la gestion administrative quotidienne de l'entreprise. La personne recrutée aura un rôle central dans l'organisation de l'entreprise et sera notamment chargée du suivi des salariés, de l'organisation des plannings, des démarches administratives courantes et de la gestion des commandes fournisseurs.

Vos missions :
* Gestion des salariés et administration du personnel
Suivre les dossiers administratifs des salariés (absences, congés, arrêts de travail et reprises) - Tenir à jour les tableaux de suivi du personnel - Collecter et transmettre les éléments nécessaires à la préparation de la paie - Suivre les visites médicales - Assurer le suivi des formations et habilitations - Être l'interlocuteur administratif quotidien des salariés - Préparer et suivre les documents nécessaires lors de l'arrivée ou du départ d'un salarié - Assurer les échanges administratifs avec les organismes concernés, en lien avec la direction et/ou le cabinet comptable.
* Gestion des plannings
Élaborer et mettre à jour les plannings hebdomadaires de production - Organiser les horaires et les affectations des salariés - Prendre en compte les congés, absences et arrêts de travail - Anticiper les besoins en personnel en fonction de la charge de travail - Modifier les plannings en fonction des urgences ou des besoins de production -
* Gestion des commandes fournisseurs
Recueillir les besoins auprès de la direction et de l'atelier - Effectuer les demandes de prix auprès des fournisseurs - Préparer et passer les commandes fournisseurs - Suivre les commandes jusqu'à leur livraison - Contrôler les bons de livraison - Classer et archiver les documents liés aux achats - Mettre à jour un tableau de suivi des commandes - Assurer le suivi des stocks de fournitures et consommables administratifs.
* Gestion administrative générale
Gestion quotidienne des e-mails et du courrier - Accueil téléphonique - Rédaction de courriers et documents administratifs - Classement et archivage des documents - Préparation et suivi de dossiers administratifs - Transmission des documents au cabinet comptable
* Communication interne
Faire circuler les informations entre la direction et les salariés - Informer les équipes des changements de planning - Centraliser les demandes administratives des salariés - Veiller à la bonne transmission des informations concernant l'organisation de
l'entreprise