Adjoint(e) au Responsable du Service Back Office Administratif (H/F)

Le poste est directement rattaché au Responsable du Service Back Office Administratif.

L'Adjoint(e) travaille en étroite collaboration avec le Responsable et assure son relais au quotidien, en lien avec les dirigeants.

Il/elle seconde le Responsable dans le pilotage des prestations administratives, la coordination de l'équipe et le suivi de la qualité de service.

Très opérationnel(le), il/elle maîtrise les prestations du service, est capable de les réaliser en autonomie et accompagne les collaborateurs dans leur activité quotidienne.

Missions principales

1. Réalisation et pilotage opérationnel des prestations
- Réaliser directement les prestations administratives et de back-office.
- Participer au déploiement de nouvelles prestations pour les clients.
- Suivre l'exécution des prestations clients et le respect des engagements.
- Veiller au respect des procédures, des délais et des objectifs de qualité.
- Apporter un soutien technique et opérationnel aux équipes.
- Participer à l'amélioration des processus et à la rédaction des procédures.
- Suivre l'activité, les indicateurs et signaler les dysfonctionnements.

2. Management et accompagnement des équipes
- Assister le Responsable dans l'animation d'une équipe de 5 à 7 collaborateurs.
- Participer à la répartition de la charge de travail et à la gestion des priorités.
- Accompagner les salariés dans la réalisation de leurs missions.
- Participer à l'intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs.
- Contribuer à la montée en compétences et à la polyvalence de l'équipe.
- Assurer un relais managérial en l'absence du Responsable, dans le cadre des délégations définies.

3. Appui commercial
- Participer à des rendez-vous commerciaux, salons et rendez-vous clients.
- Contribuer à la préparation des devis, propositions commerciales et réponses aux appels d'offres.
- Participer aux points réguliers avec les clients et au suivi de leur satisfaction.
- Préparer et mettre à jour les reportings clients et internes.

4. Accompagnement des salariés en situation de handicap
- Veiller à la prise en compte des besoins spécifiques des collaborateurs.
- Participer à la mise en place des aménagements nécessaires.
- Contribuer à un environnement de travail inclusif, professionnel et bienveillant.

5. Qualité et amélioration continue
- Contrôler la qualité des prestations réalisées.
- Participer au suivi des indicateurs d'activité et de qualité.
- Proposer et mettre en œuvre des actions d'amélioration continue.
- Veiller au respect des procédures internes et des engagements clients.

Profil et compétences recherchés
Expérience professionnelle significative dans des activités de back-office, de gestion administrative ou de prestations de services aux entreprises.
Expérience de coordination d'activité et/ou d'accompagnement d'une équipe.
Capacité à gérer simultanément plusieurs prestations et priorités clients.
Capacité à appliquer, formaliser et faire respecter des procédures.
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.
Capacité à suivre des indicateurs d'activité et à réaliser des reportings.
Capacité à participer à des rendez-vous clients et à contribuer à la préparation de devis et de réponses à appels d'offres.
Capacité à former et accompagner des collaborateurs dans la réalisation de leurs missions.
Organisation, rigueur, autonomie, capacité de priorisation et sens du service client.
Une expérience dans un environnement de prestations de services BtoB constitue un atout.

Horaires de travail :
9h / 17h45 avec 1h20 de pause par jour - 14 RTT par an
Attention : Pas de Télétravail possible