Assistante école doctorale, Structure et dynamique des systèmes (H/F)

MISSION DU SERVICE / POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE :
Le doctorat de l'Université Paris-Saclay, c'est 4 600 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11% de la recherche française.

L'activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 21 écoles doctorales chargée d'organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d'accueil des doctorants et la Maison du Doctorat.

Le Service des Études Doctorales est le service de scolarité doctorat de la Faculté des Sciences. Il est en charge de la gestion des dossiers des étudiants en thèse et de l'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR). Il a en charge notamment la gestion administrative de la scolarité doctorale et HDR. Accueil et orientation des doctorants. Gestion des dossiers d'inscription et de soutenance. Interface avec les écoles doctorales de la composante et candidat à l'HDR, la bibliothèque, la MDD ainsi que d'autres services de la composante.

MISSIONS PRINCIPALES DE L'AGENT :
Gestion administrative école doctorale :
En lien direct avec le responsable du service des Etudes Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences, l'agent aura en charge :
- Accueillir, informer et accompagner les doctorants et directeurs de thèse au quotidien pour leur apporter un conseil de premier niveau dans leur différentes démarches administratives
- Réceptionner, vérifier et organiser le traitement des dossiers d'inscriptions, réinscriptions, soutenances, des doctorants et candidats à l'HDR.
- Assurer le suivi du portefeuille des inscriptions dans l'application ADUM pour les doctorants et APOGEE pour les HDR (validation, modifications, etc.).
- Réaliser et renseigner les tableaux de bord
- Vérifier les dossiers de thèses en cotutelle en coordination avec le service de l'axe international de l'Université.
- Préparer les convocations des membres du jury HDR
- Réaliser les attestations de réussite après soutenance HDR
- Suivi de premier niveau des problèmes rencontrés par les doctorants et alerter sa direction.
- Organiser un rétroplanning pour les candidats à l'HDR autorisés à l'inscription.
- Assurer la veille règlementaire, administrative et la mise en qualité des procédures
- Assurer l'archivage des dossiers HDR et doctorants
- Participer à l'instruction de dossiers, suivi des dossiers administratifs et relance des interlocuteurs
- Vérifier, corriger et valider les dossiers administratifs sur la plateforme de suivi des doctorants (ADUM)
Participation à l'ensemble des activités de l'équipe :
- Répondre aux demandes téléphoniques, mails
- Renseigner des tableaux de bord
- Trier, classer, archiver les documents relatifs aux activités du service
. Informer les interlocuteur

Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Connaissance de la règlementation et de l'environnement enseignement supérieur et recherche
- Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales
- Pratique de langues étrangères : anglais (se faire comprendre à l'oral et à l'écrit)

Savoir-faire :
- Appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir utiliser ou être en mesure de se former aux applications de scolarité (ADUM) ; (APOGEE)
- Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie
- Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux
- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web)