Assistant administrative et commerciale H/F (H/F)

Missions :

Vous jouerez un rôle central dans la gestion commerciale de notre site de Bouzincourt, en lien étroit avec nos équipes de production, afin d'assurer l'approvisionnement des composants et matières premières. des délais, des exigences de qualité et des objectifs de performance.

Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion des achats et de l'approvisionnement, contribuant ainsi à notre mission d'innovation et de service envers nos clients.

Responsabilités :

- Administration et approvisionnement

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et visiteurs

- Gérer les courriels entrants et sortants

- Recenser les besoins en consommables et en matières premières, effectuer au minimum deux demandes de prix par article, et mettre à jour les tarifs dans l'ERP.

- Passer les commandes de consommables et de matières premières en cohérence avec le planning de production de l'atelier.

- Faire valider les commandes, les enregistrer dans l'ERP, et y joindre les accusés de réception.

- Assurer le suivi des commandes, relancer les fournisseurs en cas de retard, et mettre à jour les informations de suivi dans l'ERP.

- Réceptionner les marchandises, vérifier la conformité, et transmettre quotidiennement les bons de livraison fournisseurs dûment tamponnés au siège.

- Préparer et enregistrer les expéditions quotidiennes, et transmettre les justificatifs des envois de la veille (bons de livraison, bons de commande ou tout autre document requis).

- Mettre à jour quotidiennement le tableau des coûts de transport

Support commercial :

- Saisir et assurer le suivi des devis, commandes et factures clients

- Relancer les devis en attente de validation et suivre les livraisons

- Mettre à jour et assurer la tenue du fichier clients

- Actualiser chaque lundi les dates de livraison prévues pour les expéditions de commandes clients

- Contribuer à la préparation des offres commerciales

- Réaliser le récapitulatif de l'ensemble des règlements en espèces et par chèque au plus tard le lendemain de chaque transaction.

Ressources Humaines :

- Réception et traitement des demandes de congés ou d'absences

- Mise à jour des dossiers du personnel (changement d'adresse, RIB, documents RH divers)

- Suivi des visites médicales, attestations, et éléments administratifs RH

- Transmission des éléments variables de paie au service RH

Moyens généraux :

- Suivi des prestataires liés aux locaux (nettoyage, entretien, sécurité, maintenance)

- Suivi de l'état du matériel bureautique (imprimantes, téléphones, etc.)

- Participation à la gestion des équipements et services généraux

Coordination interservices :

- Assurer l'interface entre les équipes commerciales, la production, les ressources humaines et la comptabilité

- Garantir une circulation fluide et efficace de l'information entre les différents services

- Contribuer au bon déroulement des opérations internes