Assistant de Direction Family Office F/H

Suivi des dossiers clients

* Collecte, classement et archivage des relevés, avis d'opérations et documents financiers.
* Établissement des consolidations mensuelles d'actifs financiers.
* Contrôle des tarifications et frais appliqués aux opérations et aux comptes.
* Mise à jour et suivi des dossiers clients selon les procédures internes.
* Coordination des intervenants en lien avec les équipes de conseil.
* Suivi administratif des souscriptions, investissements, désinvestissements, transferts et versements.
* Préparation des documents nécessaires aux opérations et gestion des relances.
* Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
* Préparation des supports et éléments nécessaires aux réunions clients.

Gestion administrative et comptabilité personnelle de certains clients

* Réalisation de reportings mensuels des revenus et dépenses.
* Suivi de la comptabilité personnelle et préparation des éléments pour les conseils externes.
* Interface avec les banques, administrations, prestataires et autres interlocuteurs.
* Gestion de demandes liées à l'organisation de la vie quotidienne des clients.
* Classement et archivage des documents administratifs.
* Réception et traitement des courriers.
* Suivi des factures, échéances, contrats, abonnements et règlements.

Assistance auprès de la direction

* Gestion des agendas. réunions et rendez-vous.
* Organisation des déplacements professionnels.
* Préparation et suivi des notes de frais.
* Gestion de tâches administratives et logistiques.

Participation à la vie de l'entreprise

* Participation aux missions internes (onboarding, matériel, achats, événements).
* Accueil téléphonique et physique.
* Gestion du courrier entrant et sortant.
* Mise à jour des bases de données.
* Préparation de documents et présentations.
* Mise en forme de documents commerciaux.
* Archivage physique et numérique.
* Suivi des fournitures et besoins des bureaux.
* Aide à l'organisation d'événements et réunions internes.
* Respect des procédures internes de sécurité et d'administration.

Expérience

* Expérience de 4 à 5 ans min. dans un environnement similaire (services financiers, gestion patrimoniale, conseil ou structure de services haut de gamme).

Langues

* Anglais courant indispensable.

Qualités

* Sens du service.
* Rigueur et discrétion.
* Excellent relationnel.
* Capacité à travailler en équipe.
* Organisation et autonomie.

Compétences techniques

* Maîtrise d'Excel, Word, PowerPoint et des outils bureautiques.

Conditions

* Horaires : 9h00 à 18h00 avec une permanence hebdomadaire jusqu'à 19h00.
* Rémunération : selon profil, autour de 45 K€ fixe + variable 10%.
* Pas de télétravail.