Chargé organisation et coordination des sessions d'examens DELF (H/F)

Organisme recruteur : Groupement d'intérêt public « Formation tout au long de la Vie » de l'Académie de Besançon
Localisation : Besançon
Catégorie : B
Statut du poste : Contractuel pour une durée déterminée
Présentation de la structure :
Le GIP FTLV développe des activités de type : ingénierie pédagogique - coordination de dispositifs d'accompagnement ou de formation - animation de formations - pilotage de projets européens (programmes ERASMUS+ et FSE) - portage et gestion de projets pour le compte du Rectorat ou des GRETA - Gestion de 10 Plateformes technologiques.
Gestion administrative et financière du CFA académique (1186 apprentis répartis sur 42 lycées publics de l'académie au 01/01/2026).
Le GIP FTLV est labellisé Eduform et travaille dans une démarche d'amélioration continue.
Le budget total de la structure s'élève à 11,5 millions d'euros dont 85% de charges de personnel (800 personnes rémunérées annuellement).
Sous l'autorité du Directeur du GIP FTLV et de son adjointe, le Chargé de l'organisation et de la coordination des sessions d'examen DELF a la charge du traitement administratif des dossiers DELF.
LES MISSIONS
Il a les missions suivantes :
Gestion des inscriptions DELF
Traiter les demandes d'inscription (mail, organismes)
Collecter et vérifier les informations des candidats
Contrôler les pièces d'identité
Établir et envoyer devis, confirmations et modalités de paiement
Suivre les paiements et valider les inscriptions
Enregistrer les candidats dans les logiciels (GAEL, ELAP)
Mettre à jour les tableaux de suivi
Organisation des sessions DELF
Participer à la planification des sessions
Répartir les candidats par site et créneau
Générer et envoyer les convocations
Préparer les documents administratifs (listes, émargements, affichages)
Démarcher les établissements
Vérifier les disponibilités des examinateurs et des correcteurs
Préparation logistique
Préparer les supports d'examen (impression, tri, mise sous scellés)
Organiser le matériel (valises, audio, documents)
Coordonner la mise en place des salles
Suivi des épreuves
Accueillir et orienter les candidats
Vérifier les identités et gérer les émargements
Assurer le support administratif pendant les épreuves
Gérer les incidents en lien avec les équipes (avec le support du responsable de centre d'examen)
Gestion des corrections et résultats
Préparer les documents pour les correcteurs
Trier les copies
Saisir les notes dans GAEL
Contrôler la cohérence des résultats
Participer à l'organisation du jury
Communication
Editer et envoyer les attestations de réussite et de résultats
Répondre aux demandes des candidats et organismes
Gérer les réclamations et demandes de consultation
Editer et envoyer les conventions aux organismes
Transmettre les renseignements des examinateurs et correcteurs au service RH ainsi que les émargements des personnes tierce.
Gestion des diplômes et archivage
Organiser la remise des diplômes
Assurer le suivi des émargements
Archiver les documents selon les durées légales
Organiser la destruction sécurisée
Gestion des anomalies
Identifier et traiter les incidents (fraude, absence, problème technique)
Constituer les dossiers disciplinaires
Rédiger les procès-verbaux
Amélioration continue
Collecter les retours (candidats, examinateurs)
Participer à l'amélioration
Profil requis :
CONNAISSANCES
- Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM
SAVOIRS FAIRE
- Maîtriser les logiciels de la suite Office
SAVOIRS ETRE
- Sens de l'organisation, rigueur
- Sens de la discrétion
- Autonomie
- Prise d'initiative
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du relationnel
Profil requis :
CONNAISSANCES
- Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM
SAVOIRS FAIRE
- Maîtriser les logiciels
SAVOIRS ETRE
- Sens de l'organisation, rigueur
- Sens de la discrétion
- Autonomie