Assistant (e) administratif (ve) (H/F)

Missions :

Sous l'autorité de la Responsable du pôle, vous serez en charge de :
- Assurer l'accueil et le secrétariat général de la structure,
- Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité,
- Assurer l'organisation de la vie courante de la structure,
- Appuyer les responsables de pôle dans la mise en œuvre de leurs tâches.


Détail des tâches :

a. Assurer l'accueil et le secrétariat de la structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Gérer les messages téléphoniques : prise en charge et information au destinataire avec suivi éventuel selon degré d'urgence,
- Gérer le répondeur : relever les messages, les transmettre, gérer les annonces d'absence,
- Accueillir les primo visiteurs, les informer et les orienter , .,
- Informer le conseiller du RDV et faire signer la feuille d'émargement si nécessaire,
- Ouvrir, dater et ventiler le courrier reçu en s'assurant de la transmission effective à son destinataire,
- Gérer les différentes boites mail,
- Assurer la gestion des salles et le secrétariat des réunions d'équipe: compte rendu, demande de validation et transmission

b. Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité
- Assurer l'accessibilité des informations,
- Classer et photocopier les documents en s'assurant de la traçabilité de l'information,
- Préparer les dossiers des porteurs de projets : Ouvrir le dossier papier, classer, archiver .
- S'assurer de la mise en réseau des documents d'information (plannings formation pacte, réunion d'information collective..) et de leurs mises à jour régulières,
- Saisir les données sur les différentes bases CRM,
- Mettre en forme les courriers et les documents en respectant la charte graphique de l'association,
- Préparer les documents remis aux stagiaires dans le cadre des formations,
- Réaliser les convocations selon les consignes laissées,
- Préparer pour chaque conseiller le suivi des échéances et les leur transmettre
- Effectuer les relances nécessaires en amont, auprès des participants

c. Assurer l'organisation de la vie courante de la structure
- Gérer, suivre les plannings,
- Contribuer à l'utilisation rationnelle des services et des fournitures,
- Assurer la gestion des consommables de la structure sur ses différents sites,
- S'organiser et gérer son temps en coordination avec les autres membres de l'équipe,
- Coordonner l'intervention d'entreprises extérieures en cas de problèmes ponctuels .

d. Appuyer les responsables de POLE et les Consultants Formateurs dans leur relation clients :
- Saisie des actions autres (réunions d'équipe, permanence) dans les agendas des conseillers,
- Préparation des dossiers,
- Relancer par téléphone et/ou email les porteurs pour confirmation présence RDV, planification et mise à jour des agendas,
- Renouvellement courant des consommables (papeterie, petit matériel, etc) en coordination avec la Responsable Territoriale et/ou administrative.