Assistant experimenté (H/F)

DSI, Distribution Services Industriels est une Entreprise Adaptée et inclusive qui a pour vocation la création d'emplois durables et qualifiants pour une majorité de personnes en situation de handicap. Nos valeurs : inclusion, performance économique et sociale, bienveillance.

Pourquoi nous rejoindre ?

Missions

Mission d'accueil et d'accompagnement des publics au sein d'un organisme de formation

Accueil physique et téléphonique

Assurer l'accueil physique des stagiaires, visiteurs, formateurs et intervenants.

Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques.

Filtrer, identifier et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.

Prendre et transmettre les messages.

Identifier les visiteurs, recueillir les informations nécessaires et prévenir les collaborateurs concernés.

Enregistrer les visiteurs et assurer le suivi des entrées et sorties.

Créer, remettre, récupérer et gérer les badges d'accès.

Informer et orienter les publics au sein de l'établissement.

Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne transmission des informations.

2. Gestion du courrier et des colis

Réceptionner les courriers et colis.

Trier et distribuer le courrier entrant auprès des services ou collaborateurs concernés.

Préparer, affranchir et expédier le courrier sortant.

Assurer le suivi des envois et réceptions lorsque nécessaire.

Réceptionner et orienter les livraisons et colis.

3. Support administratif

Assurer diverses tâches administratives liées au fonctionnement quotidien de l'organisme.

Accompagner les collaborateurs dans leurs demandes administratives courantes.

Assurer le classement, le rangement et l'archivage des documents.

Renseigner et mettre à jour les supports de suivi et documents d'activité.

Participer à la gestion et à l'organisation des événements et réunions : renseignements, orientation des participants et appui logistique.

Assurer le suivi des mouvements internes et contribuer à la bonne circulation des informations.

Réaliser toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'accueil.

4. Organisation de la prestation

Jours d'intervention : du lundi au vendredi

Horaires : 13h00 à 18h45

Volume hebdomadaire : 28h45 par semaine

La prestation est réalisée dans le respect des procédures internes de l'organisme de formation et contribue à garantir un accueil professionnel, disponible et de qualité auprès des différents publics.

Profil

***à compétences égales, priorité aux demandeurs d'emploi titulaires de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleurs Handicapés***

"Après avoir soumis votre candidature, vous devrez vous inscrire sur notre site internet à l'adresse suivante : https://careers.flatchr.io/fr/company/dsi/ . Cette étape est obligatoire pour finaliser votre candidature."

Savoir-faire :

Maîtrise du Pack Office et bonne aisance avec les outils et environnements informatiques.

Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.

Utilisation d'un standard téléphonique : filtrage, orientation des appels et prise de messages.

Capacité à accueillir, informer et orienter différents publics : élèves, parents, enseignants, formateurs, visiteurs et partenaires

Savoir-être :

Sens de l'accueil, du service et du contact

Écoute, diplomatie et excellent relationnel

Calme, patience et maîtrise de soi

Réactivité, discernement et adaptabilité

Organisation, rigueur et gestion des priorités

Autonomie, polyvalence et dynamisme

Discrétion et respect de la confidentialité

Capacité à gérer les imprévus et les situations sensibles