Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr


Mission générale :

Tâches de secrétariat :
Gestion des appels téléphoniques (une chef de département, une adjointe à la chef de départements, six juristes et un coordinateur laïcité et culte)
Demandes d'observations aux hôpitaux et transmission des jugements
Prises de rendez-vous
Frappe de courrier et envoi
Répartition du courrier
Organisation des réunions
Ouverture de dossiers
Scan et copies
Archivage
Commande de fournitures
Diffusion de documents
Enregistrements informatiques des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue)
Organisation du planning des congés du Département
Gestion de l'agenda du Chef de Département et adjoint au Chef de Département
Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par le Département au sein des établissements de l'AP-HP

Missions ponctuelles :

Gestion des dossiers RPVPC encore suivis par la DAJDP : en lien avec un cabinet d'avocat, gestion des dossiers de recouvrement de créance liées aux accidents subis par les agents de l'AP-HP avec tiers responsable) : transmission des dossiers à l'avocat, demande des créances aux hôpitaux, correction des tableaux de créance, transmission à l'avocat, relance par mail et téléphone aux correspondants des hôpitaux....
Appui auprès des hôpitaux pour la gestion des dossiers en lien avec le cabinet d'avocat en ce qui concerne les règlements d'honoraires.
Transfert des nouveaux dossiers directement auprès du cabinet.

Traitement des demandes de statistiques pour le département

Gestion des tableaux de suivi des dossiers (tableaux PF/affaires pénales, tableau provision....)

Responsable/référente Intranet pour le département

SAVOIR FAIRE REQUIS
Formations et/ou qualifications :
Expérience et connaissance de l'AP-HP souhaitée.
Connaissances particulières :
- intérêt pour les tâches informatiques,
- très bonne connaissance des logiciels standards et de l'environnement Windows (Word, Excel, Ciceron, Navigateurs internet).
Expériences professionnelles :
Expérience similaire appréciée.


CONNAISSANCES ASSOCIEES

Organisation Fonction Publique

SAVOIR ETRE REQUIS
Esprit d'initiative et dynamisme,
Ordre, méthode et rigueur,
Esprit d'équipe,
Qualités relationnelles, disponibilité,
Discrétion professionnelle.