Secrétaire d'accueil (H/F)

Groupe SOS Solidarités est une association loi 1901 visant l'accès au soin et à l'habitat des personnes en situation sanitaire et/ou sociale très difficile, membre du GROUPE SOS , leader de l'entrepreneuriat social en Europe regroupant 650 associations, entreprises sociales et établissements qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.

Contexte :

Dans le cadre d'un marché public national, Groupe SOS Solidarités a été retenu pour mettre en œuvre une Plateforme AGIR dans les départements de Loire-Atlantique et de Vendée. Les plateformes AGIR ont pour missions la réalisation d'une prestation d'accompagnement individualisé et d'appui à la coordination des acteurs locaux pour l'intégration des bénéficiaires de la protection internationale (BPI).

Missions :

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, sous la responsabilité de la direction et dans le respect des procédures en vigueur, le/la secrétaire d'accueil joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la plateforme.

Premier interlocuteur des bénéficiaires, partenaires et visiteurs, il/elle assure l'accueil, l'orientation et le traitement administratif des demandes. Il/Elle contribue également à l'organisation administrative du service et au suivi de l'activité à travers la mise à jour des outils de gestion et de reporting.

A ce titre, il vous appartient d'assurer sur le centre principal de Rezé les missions suivantes :

1. Assurer l'accueil et l'orientation du public :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, partenaires et visiteurs ;

- Identifier les demandes et orienter les personnes vers les interlocuteurs compétents ;

- Informer les équipes de l'arrivée des bénéficiaires et visiteurs ;

- Répondre aux demandes d'information de premier niveau ;

- Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne circulation des informations ;

- Participer à la gestion des flux de personnes au sein de la structure.

2. Assurer la gestion administrative courante

- Réceptionner, enregistrer, traiter et distribuer le courrier entrant et sortant ;

- Gérer les boîtes mail génériques de la structure ;

- Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs ;

- Préparer, saisir et mettre en forme différents documents administratifs ;

- Assurer le suivi des fournitures et des besoins matériels nécessaires à l'activité

- Réaliser diverses tâches de secrétariat permettant le bon fonctionnement du service.

3. Participer au suivi de l'activité et au reporting

En lien avec l'équipe et l'encadrement, il/elle est amené(e) à :

- Mettre à jour les outils de suivi de l'activité ;

- Saisir et vérifier les informations administratives nécessaires au suivi des accompagnements ;

- Participer à la production de tableaux de bord et d'indicateurs d'activité ;

- Contribuer à la fiabilité et à la qualité des données enregistrées ;

- Participer à la préparation des bilans et reportings demandés par la direction ;

- Signaler les difficultés ou anomalies constatées dans le suivi administratif.

Les missions décrites dans cette fiche ne sont pas limitatives. Elles pourront évoluer en fonction des besoins du service et de l'activité.

Profil recherché :

Titulaire d'un baccalauréat technique, technologique ou professionnel, ou d'un diplôme équivalent dans les métiers du secrétariat et de l'accueil, vous justifiez d'une première expérience réussie à un poste similaire.

Patient(e) et doté(e) d'un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe.

Une connaissance du public accueilli et une expérience professionnelle ou bénévole au sein service social ou médico-social est un atout indéniable.

Type de contrat : CDD à terme précis à temps partiel