Secrétaire (H/F)

Description de l'offre:
Située à Rueil-Malmaison, notre EHPAD spécialisiée dans l'accueil des personnes ayant la maladie d'Alzheimer et troubles apparentés, accueille 105 résidents dans un cadre chaleureux, sécurisé et bienveillant. Soucieux d'assurer un accompagnement de qualité aux personnes âgées, nous mettons également un point d'honneur à garantir un accueil professionnel et humain aux familles, dès les premiers contacts.
Nous recherchons un(e) Secrétaire administrative pour renforcer notre équipe d'accueil et de gestion.
Vos missions principales sont les suivantes :
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Sous la responsabilité de la Direction, vous serez un maillon essentiel dans le bon fonctionnement administratif et commercial de l'établissement. Vous interviendrez sur les volets suivants :
- Accueil & Administration générale :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, familles et partenaires
- Traitement des courriers, e-mails et diverses demandes administratives
- Suivi et gestion des réclamations clients en lien avec les équipes concernées
- Commande et gestion des fournitures de bureau
- Suivi administratif des dossiers salariés et résidents :
- Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs
- Suivi des contrats, avenants et documents réglementaires
- Elaboration des éléments variables de paie
- Coordination avec la comptabilité et la RH pour le suivi des paies, paiements et relances
- Relation commerciale & gestion des prospects :
- Prise en charge des demandes d'information (téléphone, site internet, e-mail...)
- Planification, accueil et conduite des visites des familles
- Suivi des prospects dans le CRM : relances, envois de devis, reporting
- Participation active à l'optimisation du taux d'occupation de l'établissement
CE QUE NOUS OFFRONS :
- Un environnement de travail humain et bienveillant
- Des missions variées alliant accueil, administratif et relationnel
- Une équipe encadrante soudée et professionnelle
- Des horaires stables et compatibles avec la vie personnelle
- Un cadre agréable au sein d'un établissement reconnu pour la qualité de son accompagnement
POSTE À POURVOIR AU 1ER AOUT :
- CDI Temps plein
- Rémunération à partir de 2100 euros brut
- Reprise d'ancienneté possible
- Majoration des jours fériés
- Restauration sur place pour 3EUR30
- Parking sur place
- Proximité bus et RER A
Profil recherché :
- Expérience souhaitée dans un poste similaire en structure médico-sociale (idéalement en EHPAD), de santé ou en établissement d'accueil
- Excellente présentation et sens de l'accueil, avec une forte empathie et diplomatie
- Aisance relationnelle et sens de l'écoute et du service
- Rigueur, organisation et autonomie dans la gestion des dossiers
- Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à prioriser
- Capacité à travailler en équipe
- Sens commercial développé : savoir accompagner, convaincre et instaurer une relation de confiance avec les familles
- Très bonne expression écrite et orale
- Maîtrise des outils informatiques, notamment Pack office (Excel, Word, Power point...), Outlook, logiciels de gestion (type CRM ou ERP), outils de facturation
En tant que secrétaire administratif(ve), vous jouerez un rôle clé et central dans le bon fonctionnement de notre établissement.