Assistant médico-administratif / Assistante médico-administrative (H/F)

Mission générale (principale) :

Assurer le secrétariat de la Présidence de la Commission Médicale d'Établissement, coordonner les secrétariats médico-administratifs placés sous son périmètre fonctionnel et assurer la coordination administrative du projet national PSYCORE.

Le poste contribue à la qualité du fonctionnement institutionnel de la gouvernance médicale, au pilotage des projets médicaux et à la continuité des activités administratives médicales.

Activités principales :

Secrétariat de la Présidence de la CME
Assurer l'ensemble des missions de secrétariat de la Présidence de la CME.

Activités
- gestion de l'agenda du Président de la CME ;
- organisation des réunions de la CME ;
- organisation des sous-commissions (CLIN, COMEDIMS, CLUD, etc.) ;
- préparation des convocations ;
- rédaction des procès-verbaux ;
- diffusion des décisions ;
- suivi des plans d'actions ;
- suivi documentaire ;
- classement des archives de la CME ;
- veille réglementaire relative aux affaires médicales ;
- préparation des dossiers destinés aux instances.

Coordination des secrétaires médico-administratives
Sous l'autorité du Président de la CME et en lien avec les Affaires médicales, assurer une coordination fonctionnelle des secrétaires médico-administratives.

Activités
- harmoniser les pratiques de secrétariat médical ;
- accompagner les évolutions organisationnelles ;
- coordonner les procédures administratives communes ;
- participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures ;
- animer des réunions de coordination ;
- assurer la diffusion des informations institutionnelles ;
- identifier les besoins d'amélioration ;
- participer aux projets de modernisation des secrétariats médicaux ;
- contribuer au développement des outils numériques.

Appui aux services médicaux
En fonction des besoins institutionnels :
- soutien administratif aux projets médicaux ;
- coordination avec le DIM ;
- participation aux démarches qualité ;
- suivi des indicateurs.

Coordination du projet PSYCORE
Assurer la coordination administrative et organisationnelle du projet national PSYCORE.

Activités
- être l'interlocuteur administratif de la coordination nationale ;
- organiser les réunions du projet ;
- préparer les ordres du jour ;
- rédiger les comptes rendus ;
- assurer le suivi du calendrier ;
- coordonner les acteurs internes ;
- assurer le lien entre :
o Président de la CME ;
o Direction ;
o DIM ;
o TEC ;
o équipes médicales ;
o cadres.
- suivre les actions décidées ;
- préparer les bilans d'avancement ;
- produire les tableaux de bord ;
- assurer la gestion documentaire du projet.

Cette mission correspond aux attentes formulées par la coordination nationale PSYCORE pour le chef de projet local à hauteur de 0,2 ETP.
Appui administratif à la Pharmacie
En lien avec le Pharmacien gérant.

Activités
- coordination avec les secrétariats médicaux ;
- Suivi des patients sortants ;
- Participation au suivi administratif des bilans comparatifs médicamenteux ;
- Gestion documentaire qualité ;
- Participation aux réunions pharmacie ;
- Suivi administratif de l'ETP ;
- Participation au suivi des indicateurs qualité ;
- Mise à jour des dossiers administratifs nécessaires au fonctionnement du service.