chargé protocole H/F - EC20785

chargé protocole H/F - EC20785 Positionnement :
Poste rattaché au cabinet du Maire, sous la responsabilité du chef de cabinet et du responsable du Pôle Organisation
Protocolaire.

Missions :
Assure l'organisation d'évènements protocolaires et la gestion administrative du service.

Activités :

1. Organiser les évènements protocolaires :
- Elaborer le projet de l'évènement en lien avec le chef de cabinet et le responsable de pôle,
- Assurer les repérages sur sites,
- Elaborer et diffuser les fiches techniques en lien avec les autres services municipaux ainsi que les outils
nécessaires type panneaux ou plaques,
- Planifier et gérer les réunions de coordination,
- Gérer l'inscription et la mise à jour des évènements protocolaires sur les agendas,
- Gérer les invitations :
- Réaliser les invitations
- Faire valider les invitations aux instances partenaires
- Cibler le public à inviter
- Diffuser les invitations
- Centraliser les réponses et élaborer la liste des présents
- Elaborer les déroulés,
- Coordination et supervision de l'évènement sur site,
- Assurer le rôle de maître de cérémonie lors des commémorations officielles et autres évènements
protocolaires,
- Démarcher les prestataires externes en lien avec le responsable de pôle :
- Demande de devis
- Validation des commandes
- Suivi de la facturation

2. Assurer la gestion administrative :
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Rédiger les comptes-rendus de réunion
- Rédiger les courriers

3. Prendre en charge, en l'absence du gestionnaire des salles, le suivi et la gestion des salles d'Honneur, Imbert,
des Gardes, des Pas Perdus, de Fêtes, Jean et Pons Dedieu et Saint Césaire :
- Gérer les demandes urgentes
- Elaborer et diffuser les plannings d'occupation des salles
- Organiser la mise en place des salles pour les réceptions, évènements protocolaires, réunions et élaborer les
fiches techniques quand c'est nécessaire