ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) Immobilier ASL (H/F)

L'ASLIC est une personne morale de droit privé chargée de la gestion, de l'entretien et de la conservation des équipements communs d'un ensemble de copropriétés (voiries, espaces verts, éclairage, réseaux, etc.). Elle fonctionne sur un mode associatif.
Sous la responsabilité du directeur, l'Assistante Administrative assure le secrétariat, la relation avec les propriétaires (membres de l'ASL) et le suivi administratif et financier courant.
1. Gestion administrative et secrétariat
Accueil téléphonique et physique des membres (propriétaires, copropriétaires, prestataires).
Gestion du courrier entrant/sortant (traçabilité, réponse aux demandes simples).
Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus de réunions (Conseil de gestion, Assemblée Générale).
Mise à jour des fichiers membres et du registre des propriétaires.
Classement et archivage des documents (contrats, plans, correspondances, PV d'AG).
Gestion des plannings (salle de réunion, interventions techniques).
2. Gestion financière et comptable (assistance)
Saisie des factures fournisseurs et établissement des ordres de virement (sous contrôle).
Suivi des encaissements des appels de fonds (cotisations annuelles ou trimestrielles).
Relance des membres en retard de paiement (courriers simples, suivi téléphonique).
Préparation des éléments pour le budget prévisionnel (collecte des devis, suivi des dépenses).
Aide à la préparation des documents pour le commissaire aux comptes (le cas échéant).
3. Relation avec les membres et prestataires
Information des propriétaires sur le règlement intérieur de l'ASL/ASLIC.
Gestion des demandes d'autorisation (travaux privatifs, antennes, etc.) et suivi des réponses.
Coordination avec les prestataires (entretien espaces verts, éclairage, voirie) : prise de rendez-vous, transmission des bons de commande.
Suivi des sinistres courants (dégâts des eaux, etc.) en lien avec l'assureur.
4. Organisation et logistique
Organisation des Assemblées Générales : envoi des convocations, préparation des pouvoirs, émargement, rédaction du procès-verbal.
Gestion des fournitures de bureau et du petit matériel.
Suivi des clés, badges, codes d'accès aux équipements communs.

Anglais courant exigé
Expérience administrative d'au moins 2 ans sur du secrétariat / accueil / assistanat de direction
Compétences indispensables : accueil client (tél/mail) et gestion de planning