Office manager - Appui Administratif, RH et Appels d'offres (H/F)

QUI SOMMES-NOUS ?
Le bureau d'études SalvaTerra (www.salvaterra.fr) intervient depuis 14 ans en France et à l'international sur les thématiques suivantes :
AGRICULTURE : Agroécologie et innovations agricoles ; Politiques agricoles ; Filières agricoles et produits forestiers non-ligneux ; Organisations professionnelles agricoles ; Élevage et pastoralisme ; Pisciculture.
ENVIRONNEMENT : Adaptation au changement climatique ; Atténuation du changement climatique ; Politiques climat ; Restauration et gestion durables des terres ; Préservation de la biodiversité.
FORET : Gestion durable des forêts ; Agroforesterie et reboisement ; Déforestation évitée et reboisement « carbone » ; Bois-énergie et efficacité énergétique.
TRANSVERSAL : Aménagement du territoire et décentralisation ; SIG, télédétection et inventaire forestier ; Certifications agricoles et forestières ; Financement du monde rural ; Sécurisation foncière ; Responsabilité sociétale des entreprises (RSE) ; Sécurité alimentaire et nutritionnelle.
Notre philosophie est la suivante :
Il est urgent d'agir : Le développement économique se fait encore trop souvent au détriment des ressources naturelles. Dans un contexte de changements globaux (6 -ème crise de biodiversité, accélération du changement climatiques, hausse sans précédent de la population mondiale, etc.), ce mode de développement destructeur nous conduira collectivement et rapidement dans le mur.
Penser globalement, agir localement : Afin de contribuer au changement du paradigme dominant de développement, SalvaTerra fournit des appuis-conseils ad hoc visant à accompagner et mettre en œuvre dans les pays du Sud des projets de développement rural, conciliant gestion durable des écosystèmes terrestres et création de richesses marchandes pour les populations locales (productions agricoles, bois et produits forestiers non ligneux, etc.).
L'amour du travail bien fait : Les populations rurales des pays du Sud vivent la plupart du temps dans un état de dénuement sévère, lequel ne fait que s'aggraver à mesure que le « capital naturel » environnant se dégrade. Face à cela, nous abordons notre métier avec passion, de façon pragmatique, en nous adaptant au contexte national et à la problématique posée et, surtout, en travaillant dans une logique de résultat.
Notre équipe est resserrée, et laisse la possibilité à chacun d'exprimer son potentiel.
MISSION - FINALITÉ DU POSTE
En pleine croissance, notre bureau d'études basé à Montpellier recherche son ou sa futur(e) Office Manager pour coordonner et sécuriser le fonctionnement administratif, financier et organisationnel de l'entreprise.
Véritable bras droit administratif de la direction, vous garantissez la fluidité de l'organisation interne et contribuez activement au développement de l'entreprise afin de permettre aux équipes techniques de se concentrer pleinement sur leurs projets.
TACHES
Votre poste est transversal et s'articule autour de cinq grands domaines d'activité :
Gestion administrative et comptable
Vous contribuez à la bonne gestion administrative et financière de l'activité, en lien avec la direction et les éventuels prestataires externes. À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :
- Émettre, enregistrer et suivre les factures clients et fournisseurs, ainsi que les règlements, notes de frais et relances associées ;
- Préparer, classer et archiver les pièces comptables et administratives, en veillant à la fiabilité et à la bonne tenue des dossiers ;
- Mettre à jour les attestations, assurances et documents administratifs de l'entreprise;
- Préparer et transmettre les éléments nécessaires au cabinet comptable et aux interlocuteurs concernés.
Gestion administrative des ressources humaines
Vous appuyez la direction dans le suivi administratif du personnel, dans le respect des obligations sociales et de la confidentialité des données. À ce titre, vous intervenez notamment sur :
- Le suivi des congés, absences, arrêts maladie et récupérations ;
- La tenue, la mise à jour et l'archivage conforme (RGPD) des dossiers individuels du personnel ;
- L'organisation et le suivi des visites médicales, formations et autres obligations réglementaires ;
- Le suivi des assurances, mutuelle et démarches administratives liées à la vie du personnel.
Appui à la prospection commerciale et aux réponses aux appels d'offres
Vous apportez un appui structurant au développement de l'activité, en particulier pour la préparation des candidatures et le suivi administratif des affaires. À ce titre, vous contribuez à :
- Rassembler, vérifier et mettre en forme les pièces administratives des réponses aux appels d'offres et consultations, dans le respect des échéances et procédures de dépôt ;
- Appuyer la formalisation administrative des offres, contrats et dossiers de candidature, et assurer leur suivi jusqu'à la clôture des dossiers (avenants, échéanciers) ;
- Mettre à jour les bases de données de références (par pays, thématique, client, année) ainsi que les CV, fich...