Assistante administrative (H/F)

Sous l'autorité de la Directrice, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif de la Régie de Territoire Progress. Véritable appui à la direction et aux équipes, il/elle assure le suivi administratif quotidien de l'association, participe à l'organisation de la vie associative et veille à la qualité des procédures administratives.

Missions principales

1. Accueil et secrétariat

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et visiteurs.
* Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie électronique.
* Renseigner les interlocuteurs et orienter les demandes.
* Assurer le classement et l'archivage des documents.

2. Gestion administrative

* Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et divers documents administratifs.
* Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs.
* Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
* Assurer le suivi administratif des conventions, contrats et assurances.
* Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs de la structure.

3. Appui à la vie associative

* Préparer les convocations et les dossiers des Conseils d'administration, Assemblées générales et réunions.
* Gérer les adhésions et assurer le suivi administratif des membres.
* Participer à l'organisation des événements institutionnels de l'association.

4. Appui à la gestion des ressources humaines

* Assurer le suivi administratif des salariés (contrats, visites médicales, formations, absences, dossiers du personnel).
* Préparer les éléments nécessaires à la paie en lien avec le prestataire de paie.
* Assurer le suivi administratif des salariés en parcours d'insertion.

5. Appui à la gestion financière

* Établir les devis et la facturation.
* Assurer le suivi administratif des règlements et des relances.
* Préparer les pièces destinées au cabinet comptable.
* Participer au suivi administratif des dossiers de subventions.

Compétences recherchées

Savoirs

* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Excellentes qualités rédactionnelles.
* Connaissance des procédures administratives.
* Une connaissance du fonctionnement associatif serait appréciée.

Savoir-faire

* Organiser son activité et gérer les priorités.
* Travailler en autonomie tout en rendant compte.
* Gérer simultanément plusieurs dossiers.
* Respecter les délais et les procédures.
* Faire preuve de rigueur dans le suivi administratif.

Savoir-être

* Sens de l'organisation.
* Polyvalence.
* Discrétion et confidentialité.
* Esprit d'équipe.
* Qualités relationnelles.
* Sens du service.
* Réactivité.
* Adaptabilité.
* Prise d'initiative.

Profil recherché

* Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou secrétariat.
* Une première expérience sur un poste similaire exigé
* Une expérience dans le secteur associatif, de l'insertion ou de l'économie sociale et solidaire constitue un atout.

Conditions d'exercice

* CDI.
* Temps de travail : 35h
* Poste basé à Rodez.
* Travail en lien étroit avec la Directrice, les équipes, les administrateurs, les partenaires et les prestataires de l'association.