Assistant médico-administratif / Assistante médico-administrative (H/F)

MISSIONS & COMPETENCES REQUISES
Missions générales
- Participer au processus recrutement (CSS, CS, Infirmiers, rééducateurs et médico-techniques) :
o Affectations (nouveaux diplômés, recrutements, mobilité)
o Mobilité interne, mutations, démissions, disponibilités, retraites...
o Promotion professionnelle (demandes, dossier, tableau suivi, commission d'attribution, congés d'été, affectation)
o Allocataires d'études (demandes, dossier, tableau suivi, congés d'été, affectation)
- Suivi des effectifs et mouvements des personnels gérés par la DSIRMT en collaboration avec les services de la DRH (tenue des tableaux de bord de suivi sur Excel)
- Gestion administrative des remplacements intérimaires : enregistrement, suivi du tableau de bord Excel, statistiques
- Personnels vacataires soignants : suivi des candidatures et mouvements en lien avec les CSS et la DRH, inscription/désinscription sur la plateforme Hublo, suivi du tableau des vacataires autorisés
- Gestion des réunions de la Commission des Soins (CSIRMT), de Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de Santé : prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Mise en forme de documents administratifs, projet de soins. (Word)
- Tâches classiques de secrétariat : accueil téléphonique et physique, gestion des courriers/mails, ordres de missions, feuilles de notation, rédaction courriers/mails, classement, archivage, bons logistiques, commandes et suivi de commandes (travaux, papeterie.)
- Gestion de l'agenda de la Coordonnatrice générale des soins

Missions spécifiques à la demande de la coordonnatrice générale des soins :
- Préparation des manifestations professionnelles (congrès, formations internes.)
- Préparation du dossier « journée portes ouvertes »
- Suivi du dossier « Salon Infirmier »

Qualifications :
Diplômes :
- BAC F8 ou BAC SMS (ST2S) Sciences et Technologies de la Santé et du Social
- Titre de niveau IV de secrétaire assistant médico-social
Connaissances :
- EXCEL avancé : fonctions de base et formules de calcul usuelles, tableaux croisés dynamiques, insertion de graphiques, statistiques
- WORD avancé : mise en forme de documents courts et longs, insertion de sommaires, graphiques, images, création maquettes de documents et publipostage à partir de Word ou d'Excel
- POWER POINT : création, insertion image, animation
- INTERNET : navigation, recherche
Compétences requises :
Savoirs faire :
- Organisation et priorisation des tâches de secrétariat
- Accueil, travail d'équipe, collaboration inter-inter-services
- Maîtrise des outils informatiques
- Suivi de dossiers, enregistrement, classement et archivage
- Gestion documentaire
- Prise de notes et rédaction
- Recherche documentaire
- Organisation de réunions de journées d'information et de formation

Savoirs être :
- Amabilité, dynamisme et adaptabilité
- Faire preuve de disponibilité et d'esprit d'équipe
- Discrétion
- Rigueur
- Sens de la communication