Responsable administratif à 80% rattaché à la CME (H/F)

RESPONSABILITÉS :

DEFINITION DU POSTE
Le/la collaborateur/trice accompagne le PCME afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement.
En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers. Il/elle assure également le fonctionnement courant de la Présidence à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la CME.
ACTIVITES PRINCIPALES
Organisation de l'emploi du temps
Aide à la prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation et suivi des déplacements, préparation de dossiers.
Planification et organisation de réunions internes et externes (convocations, préparation de dossiers, réservation de salle).
Mise en forme de rapports, notes, courriers et reproduction de documents, notamment provenant de la CME ou des sous-commissions.
Préparation administrative des instances
Elaboration, mise à jour et diffusion du calendrier des instances de l'établissement en lien avec les Directions concernées notamment la Direction Générale ;
Organisation et préparation des dossiers CME, CMG, de la Conférence Régionale des PCME, du Conseil Territorial de Santé (CTS) des Pyrénées-Orientales, du Groupement Hospitalier de Territoire Aude-Pyrénées.
Suivi des dossiers/projets
En lien avec les Vice-présidentes, il/elle assure un suivi expert des dossiers en cours et des projets de l'établissement, que la CME porte au plus près : Universitarisation, déploiement et sécurisation du Dossier Patient Informatisé (DPI), Cellule d'Ordonnancement des Hospitalisations (COH), Commission des Admissions Non Programmées, Commission des locaux, Commission Innovation Recherche (CIR).
Le/la cadre administratif :
Appuie le président de la CME dans la planification et la préparation des instances préparatoires aux commissions : Bureau de la CME, bureau de la CMG, assure le relais avec les cadres administratifs de pôle. Il/elle contribue à renforcer les liens entre les quadrinômes de pôle (chef de service, cadre supérieur, cadre de santé et cadre administratif) et la CME. Assiste le président de la CME dans la préparation des ordres du jour des bureaux de la CME...

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES
Connaissances juridiques approfondies de la règlementation hospitalière.
Connaissances opérationnelles en gestion administrative, économique et financière, mais aussi en méthodes d'évaluation médico-économique et en conduite de projet.
Connaissances générales en gestion des ressources humaines médicales, en contrôle de gestion.
Capacités d'analyse et de synthèse, rédactionnelles, à organiser son travail de manière autonome, à travailler en équipe et avec des interlocuteurs diversifiés. Être force de proposition et être en capacité d'adaptation. Capacités relationnelles et de communication, sens de l'écoute et du dialogue, dynamisme.
RATTACHEMENT
Poste placé sous l'autorité fonctionnelle du président de la CME.
QUOTITE DE TRAVAIL
80%
LIENS FONCTIONNELS - PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS
Direction Générale. Direction des Affaires Médicales. Représentants des communautés médicales. Directions fonctionnelles.
PROFIL RECHERCHE
BAC +3 dans le domaine gestion gestion/management.
Catégorie B.
Grade : AMA ou Adjoint des cadres