RESPONSABLE DES ADMISSIONS/PRÉADMISSIONS - H/F

Description :


MISSIONS

Le Responsable des Adminissions/Préadmissions organise, coordonne et contrôle l'activité du secteur préadmission/admission afin de garantir la qualité de l'accueil administratif des patients, la fiabilité des données recueillies, la continuité du service et la sécurisation des recettes hospitalières.

Principales mission:
-Management et animation de l'équipe (20 agents)
-Organisation et pilotage de l'activité.
-Contrôle des encours et des portefeuilles des agents.
-Suivi des indicateurs de performance.
-Participation à la sécurisation des recettes en qualité de sous-régisseur.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activités de management
-Encadrer, accompagner les agents dans l'exercice de leurs missions.
-Organiser et animer les réunions d'équipe.
-Conduire les entretiens professionnels annuels et participer à l'évaluation des compétences.
-Identifier les besoins de formation et accompagner la montée en compétences des agents.
-Gérer les situations conflictuelles et veiller à la qualité de vie au travail.

Gestion de l'organisation et des plannings
-Élaborer et suivre les plannings de présence et de tâches.
-Gérer les absences, congés et remplacements.
-Assurer la continuité de service et adapter les ressources aux besoins d'activité.
-Répartir la charge de travail entre les agents en fonction des flux et priorités.

Pilotage de l'activité
-Contrôler les encours et les portefeuilles de dossiers des agents.
-Suivre l'avancement des dossiers et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
-Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires.
-Contrôler la qualité des données administratives recueillies.

Suivi des indicateurs
-Produire et analyser les indicateurs quantitatifs : nombre de passages, volumes de préadmissions, admissions, taux de complétude des dossiers, etc.
-Suivre les indicateurs qualitatifs : qualité des dossiers, taux de rejets, satisfaction des usagers, respect des procédures.
-Mettre en place des plans d'actions et assurer le suivi des résultats.

Fonction de sous-régisseur
-Assurer les missions de sous-régisseur conformément à la réglementation applicable.
-Contrôler les opérations d'encaissement réalisées au guichet.
-Contribuer à la sécurisation des flux et au contrôle interne.
-Assurer la traçabilité des opérations relevant de la régie.

Gestion des situations sanitaires exceptionnelles (SSE)
-Maintenir à jour les procédures et les fiches Action.
-Former les agents
-Participer aux entraînements mis en place par l'institution



Profil recherché :


NIVEAU DE COMPÉTENCE ET CAPACITÉS REQUISES

_ Niveau de compétence_
-Connaissance de la réglementation hospitalière relative aux admissions et à la facturation.
-Capacités managériales et organisationnelles.
-Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (PASTEL, EASILY, WEB100T, HELIOS).
-Capacité d'analyse, de pilotage et de reporting.
-Aptitudes relationnelles, pédagogiques et sens du service public.

_Capacités requises_

SAVOIR-FAIRE :
-Encadrer, animer et accompagner une équipe.
-Organiser l'activité et gérer les plannings.
-Répartir la charge de travail et suivre les encours.
-Contrôler la qualité et la conformité des dossiers administratifs.
-Suivre et analyser les indicateurs d'activité et de performance.
-Maîtriser la réglementation des admissions, de la facturation et de l'identitovigilance.
-Assurer les missions de sous-régisseur et le contrôle des encaissements.

SAVOIR-ÊTRE :
-Sens du service public et de la qualité de l'accueil.
-Sens de l'organisation et rigueur.
-Leadership et capacité à fédérer une équipe.
-Esprit d'analyse et de décision.
-Réactivité et adaptabilité.
-Qualités relationnelles et sens de la communication.
-Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
-Gestion des priorités et du stress.