Adjoint(e) du responsable du service des études (H/F)

Mission de la structure (service) d'accueil :

Au sein du Service des Etudes et de la Formation, le pôle « Licences Droit » a en charge le suivi pédagogique et administratif de 1800 étudiants inscrits en Licence, depuis l'inscription pédagogique jusqu'à la délivrance du diplôme. Ce pôle a en charge le suivi des étudiants inscrits dans les diplômes d'Université (DU) adossés à la Licence, ainsi que les Licences double-diplôme (LDD).

Les étudiants de Licence sont répartis dans les 23 parcours de Licence (y compris LDD, DU).

Le personnel administratif de ce pôle travaille en collaboration avec les différents pôles du SEF, les services de l'UFR Droit Economie Management (Faculté Jean Monnet), en particulier le service d'Accueil et Vie Etudiante (SAVE), le Service des Relations avec les Equipes Pédagogiques (SREP), le département des langues, le service des relations internationales, ainsi que le corps enseignant.

Activités principales de l'agent-e :

L'agent-e assure auprès du responsable de service la coordination et le suivi des actes de gestion administratifs et pédagogiques.

Pour assurer ses missions, il coordonne, encadre et évalue les missions des agents qui composent le pôle « Licence Droit » :

Encadrement et coordination d'une équipe de 4 agents, installés sur 2 sites : Sceaux et Orsay (entretiens annuels);
Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative ;
Gestion de l'accueil et du suivi des étudiants inscrits dans les parcours de Licence, pour les inscriptions pédagogiques, les cours et les groupes de travaux dirigés, ainsi que les résultats et la diplomation ;
Veille sur les jurys de délibération (Copernic) ;
Préparation des délibérations avec les enseignants, responsables de formation ;
Gestion du recrutement, de l'accueil et du suivi des étudiants réorientés à l'issue du semestre 1 de Licence 1 ;
Soutien aux agents encadrés pour le suivi administratif et pédagogique des étudiants, sur les 2 sites ;
Sélection et diffusion de l'information en interne et en externe au pôle ;
Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

Connaissance générale de l'enseignement supérieur et de la structuration universitaire ;
Connaissance générale de l'offre de formation LMD ;
Utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique.).
Très bonnes connaissances des systèmes d'information de gestion des étudiants (Apogée)
Connaissances des systèmes d'information de gestion des candidatures (Inception, E-Candidat.).
Connaissance de la plateforme Moodle « e-Campus »
Connaissance de la plateforme de gestion des conventions de stage « eSupStage »

Savoir-faire :

Savoir accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels de la structure ;
Savoir restituer et transmettre l'information ;
Trier, hiérarchiser et classer ;
Savoir travailler en équipe ;
Gérer la confidentialité ;
Partager l'information, communiquer et faire preuve de pédagogie ;
Maitriser les techniques d'élaboration de documents,
Hiérarchiser les priorités ;
Savoir coordonner les activités d'une équipe d'agents ;
Rédiger des documents d'information et de communication ;
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;
Appliquer et faire appliquer la réglementation ;
Participation à la définition des procédures de gestion et à leur mise en œuvre;
Réalisation des entretiens professionnels, le cas échéant, entretiens de recadrage des agents ;
Formation et accompagnement au changement des agents du pôle, avec présence régulière sur les 2 sites;
Vision fine des parcours et des formations gérées par le pôle, force de proposition et de
conseil auprès de sa hiérarchie et des enseignants responsables