Secrétaire administrative (H/F)

L'Association Départementale des Francas de la Sarthe recherche un-e secrétaire administratif-ve pour rejoindre son équipe dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.

Un poste polyvalent et varié, au cœur de la vie de l'association, avec des missions dans plusieurs domaines :
- Accueil et relation avec les interlocuteur-rices
Accueil physique et téléphonique ; Renseigner et / ou orienter ; Prendre des messages ; Filtrer les appels et les accueils physiques.

- Gestion administrative ;
Traitement des documents (Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre aux bons destinataires et les classer physiquement et / ou dans l'arborescence du serveur informatique ; Concevoir et rédiger des courriers, courriels, notes ; Effectuer le tri, l'enregistrement et la distribution des courriers reçus ; Enregistrer et envoyer les courriers au départ) ; Assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers, notamment de subventions ; Tenir à jour les données, dont les différentes listes de contacts, notamment les adhérents individuels, les adhérents collectifs et les élus ; Archiver les documents.

- Logistique ;
Préparer et organiser les réunions / évènements au sein des locaux ; Organiser la logistique des actions de formation dispensées dans les locaux de l'association ; Établir les commandes de fournitures, de consommables en lien avec le budget et vérifier la conformité des livraisons ; Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques de véhicule, etc.

- Suivi commercial ;
Gestion des inscriptions : adhésions individuelles, activités d'animation (dont bases de loisirs d'été) ; Communication à la clientèle des informations sur les produits et services de l'association départementale ; Réalise le traitement commercial des commandes des clients (vente ou location de malles pédagogiques par exemple).

- Comptabilité :
Traitement de la comptabilité clients : élaborer les devis et les factures, suivre les paiements, préparer les remises de chèques, relancer les impayés ; Imputation des numéros de compte analytiques sur les pièces à enregistrer par le comptable au siège ; Vérification du montant total indiqué sur les notes de frais et de la présence des justificatifs correspondants.

Et toute action relevant de son rôle, nécessaire au bon fonctionnement et au développement de l'activité des Francas.