Agent polyvalent accueil / standard, suppléance courrier (H/F)

Le SGCD assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de système d'information et de communication, de logistiques, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents du SGCD, des DDIS et de la Préfecture.

Vos activités principales :

Les missions s'intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l'usager du SGCD.

Accueil et Point d'Accueil Numérique (PAN) :

- assurer l'accueil et l'information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture ;

- ouverture et fermeture de l'entrée du hall de la Préfecture ;

- appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d'identité, remise des badges, ouverture des portes d'accès.) ;

- gestion des flux en lien avec les points numériques ;

- assurer une médiation permettant d'accueillir, d'orienter et d'accompagnement des usagers sur les démarches suivantes : ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches : création d'adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l'État/inscriptions sur les listes électorales/demande d'extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte.

L'accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.

Standard

- dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d'Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle) ;

- réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers ;

- réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d'ouvertures du Bureau des Sécurités;

- gérer les appels du corps préfectoral ;

- appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales ;

- gérer l'alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien ;

- et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.

Suppléance au courrier

Organisation de la mission pour les trois structures

Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures

contrôle de légalité : réception et apposition cachet « arrivé » sur diverses pages du dossier (environ 4000 dossiers par an)

Affranchissement et envoi du courrier

Organisation de la navette

Suivi du courrier au sein des services

Traitement du courrier réservé

Transferts courriels usagers préfecture

Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)

Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)

Suivi des coûts d'affranchissement

Statistiques et comptabilité du bureautique

Gestion des stocks spécifiques à la Poste

Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne - gestion des droits