Adjoint au chef de service (H/F)

Descriptif du poste

Missions et activités permanentes

Sous l'autorité du chef du service des dépenses de personnel, l'adjoint au chef de service a notamment les missions et activités permanentes suivantes :

- Assister le chef de service dans sa mission d'encadrement du service des dépenses de personnel (SDP)

- Assurer le contrôle et le suivi des dossiers sensibles et complexes

- Participer à la coordination des activités de paie du SDP

- Réaliser la mise en place sur HR Access des saisies sur salaires, des retenues des remboursements de prêts, de validations de services et de rachats d'années d'études

- Contrôler la liquidation de la paie et des charges sociales du personnel de la BnF

- Analyser la cohérence des rubriques de la paie et des charges sociales pour la Déclaration Sociale Nominative (DSN)

- Vérifier les dossiers d'ordonnancement de la paie et des charges sociales et procéder aux déclarations correspondantes

- Préparer le règlement des dépenses de rémunération, des charges sociales et des autres organismes

- Contrôler et préparer les règlements des dossiers de mandatement des cotisations patronales de la CNRACL, des frais médicaux liés aux accidents du travail des agents titulaires et contractuels et aux recrutements ainsi que les conventions de la DRH avec France TRAVAIL, AVEJ.

- Contrôler les ordres de reversement et les ordres de recouvrement des remboursements des indemnités journalières de sécurité sociale et procéder à leur recouvrement

- Contrôler et préparer les règlements des dossiers de mandatement concernant les allocations sociales versées aux agents et les marchés des fournisseurs comme les colonies de vacances, les chèques vacances, les réservations des places en crèches. ainsi que les conventions du service de l'Action sociale

- Mettre en œuvre les actions de recouvrement en phase amiable des créances de personnel

Environnement professionnel

L'agence comptable de la BnF comprend 26 agents, avec à sa tête l'agent comptable assisté du fondé de pouvoir. Elle est organisée en 3 services : le service des dépenses de personnel (SDP), le service comptabilité-recettes (SCR) et le service de paiement des fournisseurs (SPF).

Le service des dépenses de personnel est composé de 5 agents et cadres.

L'ensemble des processus, les dossiers d'ordonnancement et les justificatifs sont entièrement dématérialisés depuis janvier 2015 et le contrôle de la paie est dématérialisé depuis juin 2013.

Le travail de l'agence comptable s'effectue sur le système d'information financier et comptable mis en place au 1er janvier 2026 via l'outil PEP, qui intègre une gestion électronique des documents permettant ainsi d'assurer un traitement des flux de manière entièrement dématérialisée.

Le contrôle de la paie s'effectue via des outils spécifiques, incluant une bibliothèque de requêtes qui sont à la base des contrôles, et qui sont élaborées par le SDP lui-même. Les pièces justificatives sont partagées sur une base LOTUS NOTES mise à disposition de l'ordonnateur DdRH.

Activités spécifiques

- Élaborer ou mettre à jour des guides opérationnels de procédures dans le cadre du contrôle interne du service

- Construire et analyser des requêtes sur IDEA et sur Design Center pour le Query

- Être le référent technique des logiciels PEP GBCP et HR Access

- Collaborer à l'analyse des paramétrages mis en place dans HR Access et les contrôler

- Développer et mettre à jour des bases de données pour le service sur l'application Filemaker Pro

- Collaborer à l'analyse des demandes effectuées par le commissaire aux comptes et produire les documents attendus

- Participer aux travaux de fin de gestion entre l'AGC et la DRH suivre les régularisations des CAP et des PAR