Assistant.e administratif.ve (H/F)

L'agence JOHANNE SAN recrute un.e assistant.e administratif.ve pour renforcer son pôle administratif.
L'agence Johanne SAN est dirigée par Johanne Guichard-Floc'h.
Convaincue que l'innovation constructive et l'ambition environnementale sont les clés de la qualité de vie, Johanne SAN s'engage pour une architecture durable et intelligente, respectueuse des hommes et de l'environnement, aujourd'hui et demain.
Johanne SAN s'appuie sur 10 ans d'expérience au service de projets innovants pour des Maîtres d'Ouvrage publics et privés et sur un ancrage territorial fort. Son expertise dans les champs du développement durable, de l'éco-construction et des démarches collaboratives est parfaitement établie. Johanne SAN modèle l'espace à toutes les échelles de projet, aménagement urbain, architecture et design d'intérieur. Elle valorise les approches sensibles et transversales qui enrichissent le projet.

Sous la responsabilité de la cheffe d'agence et en binôme avec la responsable administrative, vous intégrerez un pôle dynamique et polyvalent, vous participerez au bon fonctionnement quotidien de l'agence. Vos missions seront notamment les suivantes :
Gestion Commerciale : Veille quotidienne sur les plateformes spécialisées, Gestion des dossiers d'appels d'offres : constitution des dossiers, coordination avec les membres de l'équipe, mise en forme du dossier administratif, vérification de la complétude du dossier, dépôt dématérialisé.
Administratif : Gestion des appels téléphoniques, accueil physique, courrier, classement, archivage, gestion des agendas, organisation de déplacements, réunions.
Soutien à l'équipe dans la rédaction ou la mise en forme de documents administratifs, mise à jour des tableaux de suivi.
Gestion des stocks et commandes fournisseurs.
Facturation : Préparation des notes d'honoraires, gestion des factures du groupement, dépôt sur Chorus, suivi des règlements, relance clients.
Ressources humaines : Notes de frais, Gestion des demandes de stage et accueil des stagiaires, organisation des rendez-vous pour des entretiens.
Vie d'agence : Participer à la coordination des événements internes, Intégrer le groupe en charge de la communication à l'agence et le ou les groupes RSE/Plans d'actions.
Vous avez de bonnes capacités relationnelles et organisationnelles (gestion de plusieurs dossiers simultanément)
Vous avez une bonne maîtrise de l'orthographe et des outils informatiques (Microsoft Office)
Vous avez des connaissances en secrétariat et des notions en comptabilité,
Vous appréciez la polyvalence, les méthodologies collaboratives et le travail d'équipe,
Connaissance du secteur architecture et/ou BTP appréciée.
Vous êtes titulaire d'un diplôme supérieur BTS Secrétariat, GPME, assistant de direction.