Coordinateur(rice) événementiel H/F (H/F)

Les Maisons du Bonheur accueillent des événements privés (mariages, anniversaires, réunions de famille) ainsi que des événements professionnels (séminaires résidentiels, journées d'étude, soirées d'entreprise) de 12 à 70 personnes. Le domaine propose des séjours intimistes, authentiques et expérientiels.

En tant que Coordinateur(rice) événementiel, vous êtes l'interlocuteur(rice) privilégié(e) de nos clients, depuis leur première prise de contact jusqu'à la réalisation de leur événement.

Vous accompagnez nos clients particuliers et professionnels, francophones et anglophones, et assurez le suivi commercial, administratif et opérationnel de chaque dossier.

Votre objectif : comprendre les attentes de nos clients, construire avec eux leur événement et en assurer la parfaite coordination afin de leur offrir une expérience fluide et exceptionnelle.

Vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction ainsi qu'avec les différents pôles du domaine : Cuisine, Restauration, Housekeeping et Maintenance.

Avant l'événement : Commercialisation et préparation

- Traiter et qualifier les demandes entrantes provenant de nos différents canaux : distributeurs et partenaires, e-mail et téléphone.
- Identifier les besoins des clients et élaborer des propositions commerciales personnalisées.
- Organiser et réaliser les visites commerciales du domaine.
- Préparer et suivre l'administratif de chaque dossier : devis, contrats, factures.
- Construire et mettre à jour le déroulé détaillé des événements professionnels, mariages et événements privés.
- Assurer le lien avec les prestataires extérieurs (traiteurs, DJ, wedding planners,etc.). Organiser les visites techniques.
- Préparer et animer les réunions de coordination entre les différents pôles du domaine (Housekeeping, Restauration, Cuisine, Maintenance) avant les événements. S'assurer que toutes les équipes disposent des informations nécessaires au bon déroulement du séjour.
- Mettre en place et vérifier les espaces de réception et de réunion.


Pendant l'événement - Accueil & coordination

- Accueillir les clients à leur arrivée et réaliser un point avec l'interlocuteur principal : présentation du domaine, des équipements et validation du déroulé du séjour.
- Accompagner l'installation des participants et leur répartition dans les hébergements.
- Être l'interlocuteur privilégié du client tout au long de l'événement.
- Coordonner les opérations quotidiennes et assurer la bonne circulation des informations entre les différents pôles.
- Veiller au respect du programme et des prestations prévues.
- Garantir le respect des standards de qualité des Maisons du Bonheur.
- Anticiper les besoins et gérer avec réactivité les éventuels imprévus.


Après l'événement - Suivi & fidélisation

- Assurer la facturation finale et la clôture administrative du dossier.
- Recueillir les retours des clients.
- Identifier et transmettre les éventuels axes d'amélioration à la Direction et aux équipes concernées.
- Participer aux actions de fidélisation.


Développement commercial

En collaboration avec la Direction, vous participez activement au développement de l'activité des Maisons du Bonheur :

- Participer aux actions de prospection et de développement commercial.
- Représenter ponctuellement le domaine lors de salons et rencontres professionnelles.
- Identifier de nouvelles opportunités commerciales et de nouveaux partenariats.
- Développer et entretenir les relations avec nos partenaires.
- Participer à la mise à jour des supports commerciaux.
- Assurer le suivi des indicateurs et le reporting commercial.

Vous devez être véhiculé(e) car le lieu de travail n'est pas desservi par les transports en commun.