Gestionnaire de la correspondance (H/F)

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1 POSTE A POURVOIR !

Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Gestionnaire de la correspondance afin d'assurer le suivi, la gestion et la traçabilité des échanges documentaires et administratifs.

Ce poste offre également une possibilité d'évolution vers un poste au sein du service Document Control, en fonction des compétences, de l'implication et de l'évolution du profil.

Compétences techniques :

Maîtrise d'Excel et suivi des données :
Création, mise à jour et exploitation de tableaux de suivi et de tableaux de bord permettant d'assurer le pilotage de la correspondance et des flux documentaires. Maîtrise des fonctionnalités courantes d'Excel : formules, filtres, tris et tableaux croisés dynamiques.

Gestion et suivi de la correspondance :
Assurer la réception, l'enregistrement, la diffusion et le suivi des courriers et courriels entrants et sortants, en garantissant leur traçabilité et leur traitement dans les délais impartis.

Gestion des relances :
Effectuer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs internes et externes afin de garantir le respect des échéances et la bonne circulation des informations.

Rédaction et mise en forme de documents :
Rédiger, corriger et mettre en forme des courriers administratifs, notes internes, comptes rendus et réponses types, dans le respect des règles de rédaction professionnelle.

Détection et traitement des anomalies :
Identifier les erreurs, incohérences ou blocages dans les circuits de validation et de diffusion documentaire, et contribuer à la mise en place d'actions correctives permettant de fiabiliser les processus.

Maîtrise des outils bureautiques et documentaires :
Bonne maîtrise de Word : mise en page, gestion de modèles et publipostage. Utilisation des outils de messagerie, notamment Outlook, ainsi que des outils de GED (Gestion Électronique de Documents).

Excellente maîtrise du français :
Très bonne maîtrise du français à l'écrit et à l'oral, avec une attention particulière portée à l'orthographe, à la syntaxe et au vocabulaire professionnel et administratif.

Polyvalence et capacité d'évolution :
Capacité à s'adapter à un environnement professionnel exigeant et à élargir progressivement son périmètre d'intervention, avec une possibilité d'évolution au sein du service Documentation/Contrôle (DC).

Qualités professionnelles recherchées :

Rigueur et esprit d'analyse : capacité à identifier rapidement les erreurs, incohérences ou anomalies dans les documents et les échanges.
Organisation et méthode : aptitude à structurer et classer efficacement les informations afin d'en faciliter l'accès et le suivi.
Sens de l'anticipation : capacité à identifier les échéances à venir et à effectuer les relances nécessaires en amont.
Réactivité et autonomie : capacité à gérer les priorités et à assurer un suivi régulier des dossiers.
Aisance relationnelle : capacité à communiquer avec différents interlocuteurs internes et externes avec diplomatie et professionnalisme.
Discrétion et respect de la confidentialité : aptitude à traiter des informations et documents professionnels avec la confidentialité requise.
Esprit d'équipe et adaptabilité : capacité à travailler en collaboration avec les différents membres du service et à évoluer vers de nouvelles missions.