Assistant(e) de gestion / Assistant(e) administrative (H/F)

Au sein d'une PME spécialisée dans la rénovation intérieure, composée de 12 salariés, l'Assistant(e) de gestion administrative occupe une fonction centrale dans l'organisation de l'entreprise.
Véritable relais entre la direction, les équipes de chantier, les clients, les fournisseurs et les partenaires administratifs, il/elle assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et contribue au suivi opérationnel, commercial et financier des chantiers.
Le poste nécessite une polyvalence, de l'autonomie et une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Missions principales
1. Accueil et gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Réceptionner, trier et traiter le courrier entrant et sortant.
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs.
- Organiser les rdv clients.
- Assurer la circulation des informations au sein de l'entreprise.

2. Gestion administrative des collaborateurs
- Assurer le suivi des heures travaillées par les collaborateurs.
- Collecter, contrôler et mettre à jour les éléments relatifs au temps de travail.
- Saisir les congés payés et les absences, assurer le suivi des congés payés des collaborateurs.
- Préparer les éléments nécessaires à l'établissement des paies.
- Transmettre les informations à la gestionnaire de paie dans les délais convenus.

3. Gestion des fournisseurs et pré comptabilité
- Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs, Identifier les éventuelles anomalies ou différences et assurer leur résolution avec les interlocuteurs concernés.
- Effectuer le pointage des factures avec les bons de livraison (BL), commandes et éléments du chantier.
- Classer et assurer le suivi des factures fournisseurs.
- Participer à la préparation de la pré comptabilité de l'entreprise, assurer la transmission régulière des factures et justificatifs
- Assurer le suivi administratif des fournisseurs.

4. Facturation et suivi financier des clients
- Préparer et établir les factures clients, vérifier les éléments nécessaires à la facturation.
- Assurer le suivi des factures émises, suivre les règlements clients.
- Identifier les échéances dépassées, effectuer les relances clients.
- Assurer le suivi des échanges concernant les retards de paiement.
- Informer la direction des situations présentant une difficulté particulière.
- Participer au suivi de la situation financière des différents chantiers.

5. Gestion administrative des dossiers clients
- Créer et tenir à jour les dossiers clients.
- Assurer le suivi administratif du dossier de la prise de contact jusqu'à la clôture du chantier.
- Prendre les rendez-vous clients, et répondre aux demandes courantes
- Assurer une relation régulière et professionnelle avec les clients.
- Participer à la planification des chantiers.

6. Commandes et gestion du matériel
- Recueillir les besoins en matériel liés aux chantiers.
- Passer les commandes auprès des fournisseurs, assurer le suivi des commandes et des livraisons, vérifier la bonne réception des marchandises.
- Assurer le rapprochement entre les commandes, les bons de livraison et les factures.
- Alerter la direction ou les responsables concernés en cas de retard, d'erreur ou de problème de livraison.
- Assurer le suivi administratif des achats liés aux chantiers.

7. Suivi de la rentabilité des chantiers
- Collecter les éléments nécessaires au suivi économique des chantiers.
- Suivre les achats et dépenses affectés aux différents chantiers.
- Mettre en relation les dépenses, les heures de main-d'œuvre et les éléments de facturation.
- Participer au calcul de la rentabilité

8. Relation commerciale
- Assurer un accueil et un suivi de qualité
- Assurer le suivi des rendez-vous et des échanges commerciaux.
- Contribuer à l'image professionnelle et à la qualité de service
- Participer à la fidélisation clientèle