Assistant du département Droit, économie, politique (H/F)

Descriptif du poste
Missions et activités permanentes
Le département Droit, économie, politique est l'un des quatre départements thématiques de la direction des Collections. Il dispose sur le site François-Mitterrand de deux salles de lecture en Haut-de-jardin (bibliothèque tous publics) et deux salles de lecture en Rez-de-jardin (bibliothèque de recherche), offrant au total plus de 600 places. Il conserve en magasin 70 kilomètres linéaires de collections imprimées (dont 45 km linéaire pour la collection patrimoniale de presse), propose près de 100 000 volumes de monographies en libre-accès ainsi que 1 600 titres de périodiques et l'accès à de nombreuses bases de données. Il compte environ 135 agents. Un pôle de conservation va être créé en 2029 à Amiens, au sein duquel se trouvera un Conservatoire national de la presse. Le département Droit, économie, politique est très impliqué dans ce projet, au titre de ses collections et de son expertise sur la Presse.

Sous l'autorité de la directrice du département et de son adjoint, en relation avec les chefs de service et la responsable ressources humaines et administrative :
- gérer l'agenda de la directrice et son adjoint, ainsi que les appels téléphoniques,
- gérer le courrier papier et électronique ainsi que son enregistrement et son classement,
- assurer la logistique de l'organisation de réunions (envoi des invitations, réservation des salles, du matériel de sonorisation, etc.) pour l'encadrement du département et particulièrement dans le cadre du conseil scientifique du conservatoire national de la presse,
- assurer l'interface avec les services du département et être un relais en matière de diffusion de l'information dans le département (affichage, reprographie, courrier électronique, etc.),
- assurer la mise en place de tableaux de suivi relatifs au fonctionnement du département (prévisions de congés de l'encadrement du département, accès des personnels aux espaces du département, etc.),
- participer à la gestion de l'information dans la base documentaire du département (classement et structuration des dossiers),
- gérer l'approvisionnement et le rangement des fournitures courantes, la commande et la distribution des agendas,
- gérer les demandes de missions
- recenser les agents absents lors des journées de grève

Sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable RH et administrative du département, assister l'équipe de direction dans la gestion du personnel :
- tenue des dossiers de personnel (transmission des éléments aux agents et chefs de service et classement des documents),
- traitement des arrêts maladie en lien avec les services et la DdRH
- mise à jour des listes de personnel (organigramme, annuaire, « arrivées-départs »),
- suivi des demandes pour le personnel : vêtements de travail et de sécurité, etc.,

Assurer la fonction de correspondant Gaia (application d'attribution et de gestion des droits et des accès des personnels) pour le département,
Assurer la fonction de correspondant « Accident du travail » pour le département
Activités spécifiques
- accueil des nouveaux arrivants
- assistance en bureautique des services du département
- suivi des courriers « incidents lecteurs »