Assistant.e administratif.ve et communication (H/F)

Dans le cadre du fonctionnement général de l'association Paroles et Musiques, vous serez en charge, avec l'appui du bureau de gérer administrativement l'association ainsi que d'assurer au quotidien la communication entre l'équipe éducative et les élèves/parents d'élèves.

Fonctions administratives
- Site Internet : administration en coordination avec le prestataire informatique, mise à jour régulière des offres, actualités,..
- Gérer les inscriptions et réinscriptions des élèves en assurant un suivi et un ajustement de l'offre pour chaque professeur suivant la demande et les décisions du bureau à ce sujet.
- Établir le planning des cours et des salles avec les professeurs en accord avec le Conservatoire en assurant les accès aux salles pour les professeurs.
- Contrôler les fiches de présence des professeurs
- Gérer les absences en prévenant les élèves et le bureau.
- Faire suivre l'information d'absence des élèves mineurs à leur représentant légal.
- Gérer la logistique des évènements : location de salle, de matériel, transport de matériel
- Organiser l'audition annuelle de la Briantais et la participation de l'association au Village des associations
- Préparer les documents pour l'Assemblée Générale, les réunions bureau/professeurs,
- Coordonner la rédaction des rapports d'activité et participer à l'évalutation des missions de l'association

Gestion
- Réaliser l'inventaire annuel
- Assurer la gestion des badges d'accès
- Centraliser et gérer le matériel à disposition
- Gérer les commandes de fournitures bureautique
- Répondre aux questions des élèves et parents d'élèves au quotidien

Comptabilité/Ressources humaines
- Équilibrer la répartition du nombre d'heures pour les professeurs dans le respect du budget sous la supervision du/ de la Président.e et du / de la Trésorier.e et présenter le nombre de places par professeur sur le site
- Établir les avenants aux contrats des professeurs sous la supervision du/ de la Président.e et du / de la Trésorier.e
- Gérer les absences ponctuelles ou prolongées des professeurs, remplaçants en vue de la préparation des bulletins de paie et factures sous la supervision du / de la Trésorier.e
- Rechercher des financements pour le développement de l'association et la création de nouveaux projets/partenariats

Communication
- Assurer la communication des évènements de l'association
- Gérer les réseaux sociaux et réaliser des lettres d'informations aux adhérents
- Créer affiches, flyer et autres supports de communication pour les évènements et l'offre de rentrée
- Assurer les relations avec la presse
- Assurer la cohésion de l'équipe pédagogique et soumettre au bureau les initiatives pour améliorer celle-ci.

Organisation du travail
Lundi, mardi, jeudi et vendredi : 14h-19h

Mercredi : 10h-13h et 14h-19h

Compétences requises :

Polyvalence et adaptabilité
Excellent relationnel et savoir animer, coordonner une équipe
Grande capacité d'écoute et de capacité de fédération d'équipe
Assurer la gestion administrative d'une activité
Maîtrise des outils bureautiques et graphiques : Pack Office (Word, Excel et Powerpoint), logiciel web (Wordpress,..) et de PAO (Canva,..)
Maîtrise de la gestion des réseaux sociaux : publications régulières

Une période d'essai sera prévue conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables.