UN(E) SECRETAIRE DE DIRECTION - H/F

Poste à pourvoir rapidement

Le Dispositif Jeunes de l'APSA accueille 236 usagers entre 0 et 20 ans, porteurs de déficiences sensorielles.
Il est composé des Pôles suivants : inclusion scolaire, communication-sensoriel, préparation à la vie adulte.
Sous la responsabilité de la Direction, vous travaillez en relation directe avec l'équipe pluridisciplinaire, les familles et les partenaires.
L'assistant(e) de direction véritable soutien de la Direction, anticipe les besoins, coordonne les priorités et facilite l'organisation quotidienne.

DESCRIPTION DE POSTE :

Mission : Gestion Administrative
- Organisation et coordination des réunions de direction et des instances décisionnelles, préparation des documents, rédaction des comptes-rendus et suivi des décisions.
- Gestion, classement, archivage et mise à jour des documents administratifs conformément aux procédures en vigueur.
- Participation à l'élaboration, au suivi et à la mise à jour des projets, rapports stratégiques et rapports d'activité de l'établissement (ANAP, Éducation nationale et autres enquêtes sectorielles).
- Suivi des projets transversaux en lien avec la Direction, gestion des priorités et alerte en cas de retards ou difficultés.
- Préparation des bilans annuels, rapports d'activité et dossiers destinés aux instances de gouvernance.
- Mise à jour des tableaux de bord et des indicateurs de suivi de l'activité.
- Veille au respect des procédures internes, des exigences réglementaires et des obligations légales (RGPD, secret professionnel, audits, inspections, etc.).
- Participation à l'amélioration continue des processus administratifs, à la démarche qualité et à la démarche RSE de l'établissement.
- Contribution à l'organisation d'événements internes (formations, portes ouvertes, réunions institutionnelles, etc.).
Mission : Gestion Médico-Sociale
- Participation à la mise en oeuvre, au suivi et à l'amélioration des processus qualité de l'établissement en lien avec les référents.
Élaboration, suivi et analyse des indicateurs de performance de l'établissement (taux d'occupation, satisfaction des usagers, etc.).
- Gestion, classement, archivage et mise à jour des dossiers des usagers et des jeunes accompagnés.
- Suivi des dossiers administratifs relatifs aux usagers, aux familles et aux partenaires institutionnels (ARS, MDPH, etc.).
- Préparation des réunions médico-sociales et institutionnelles (Conseil de la Vie Sociale, commissions, synthèses, projets personnalisés, etc.) et rédaction des comptes-rendus.
- Suivi des échéances des dossiers des jeunes, contrôle de leur complétude et mise à jour des tableaux de suivi des actions à réaliser.
Mission : Communication et Assistance de Direction
- Gestion, filtrage et priorisation des communications internes et externes (appels, courriels, courriers).
- Organisation et planification des réunions, visites, déplacements et événements liés à l'activité de la Direction.
- Préparation des éléments nécessaires aux réunions et rencontres avec les partenaires institutionnels et externes.
- Rédaction, diffusion et suivi des supports de communication, notes d'information et documents destinés aux équipes et partenaires.
- Veille à la circulation efficace de l'information au sein de l'établissement.

QUALITES ATTENDUES

- Rigueur et sérieux
- Polyvalence et transversalité
- Dynamisme et bienveillance
- Réactivité et capacités d'adaptation
- Force de proposition
- Capacités communicationnelles et organisationnelle
- Autonomie, force d'initiative et capacité à rendre-compte
- Maîtrise parfaite de l'expression orale et écrite

Profil souhaité et compétences :

- Maîtrise parfaite de l'outil informatique impérative (Excel, Word et logiciel métier IMAGO et OCEALIA, sharepoint, office 365)
- Connaissance du médico-social (une expérience dans ce domaine serait un plus)
- La maitrise de la LSF serait un plus également