Agent/Agente d'Accueil (H/F)

Poste pour une personne cherchant à consolider ou développer des compétences dans des missions d'accueil du public et de relation clientèle. Le candidat doit avoir une appétence pour les outils numériques. Le poste nécessite de rester en position debout plusieurs heures dans la journée.

La Conciergerie Solidaire est une entreprise d'insertion proposant un service de conciergerie aux entreprises. Elle propose aux salariés des entreprises un large panel de services clé en main répondant a tous les besoins du quotidien. De la livraison de courses a la garde d'enfants en passant par le repassage a domicile ou la prise de rendez-vous, tout est fait pour simplifier au maximum la vie des salariés. Ainsi déchargés de certaines tâches du quotidien, les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur travail et libérer du temps pour leur famille et leurs loisirs et ainsi faciliter leur quotidien.

Le poste de travail est basé à L'Accordeur. L'agent d'accueil propose et coordonne les services (y compris la présence de prestataires externes sur place) et travaille avec un binôme chargé de la logistique. Il/elle y assure l'accueil physique, prends et traite les commandes des utilisateurs de la conciergerie.

LES MISSIONS :

Accueil / Orientation :
- Assure l'accueil physique et téléphonique impliquant une bonne connaissance des activités de l'ensemble des résidents).
- Note et communique les messages en cas d'absence des membres de l'équipe ou des résidents
- Assure le relais d'information auprès des résidents (arrêt maladie, absences ponctuelles, urgences.)
- Participe ponctuellement à des événements

Administration :
- Assure la réception et le suivi du courrier,
- Enregistre le courrier le transmet aux différents services (résidents et associations),
- Transmets les factures enregistrées au responsable de structure pour l'analytique et au retour scanne celles-ci sur le réseau et transmets à la comptabilité pour paiement,

La logistique :
- Assure la préparation des salles de réunion,
- Relève la gestion des comptes d'impression
- Planifie la réservation des salles et des équipements
- Assiste l'Agent d'entretien et le Coordinateur
- Effectue toutes tâches nécessaires à la bonne gestion du lieu
- Assure la gestion des stocks de fourniture de bureau et de produits d'entretien pour le nettoyage et fait établir les devis des achats qui sont transmis pour aval à la Direction,
- Assure la gestion des stocks et la réalisation des achats,

Le secrétariat
- Assure la facturation et le suivi des paiements des mises à dispositions de salles, des locations de salles, des collations, ou de tout autre document demandé,
- Enregistrer des inscriptions des évènements organisés,
- Assure les relances téléphoniques à la demande,
- Aide aux classements et à l'archivage,
- Réalise la facturation demandée sous le contrôle des Responsables de Services,
- Prépare les courriers administratifs simples (compte rendu de réunion - fonctionnement) sous le contrôle des Responsable de Services.

PREREQUIS :
Demandeur d'emploi
Connaissances informatiques/bureautiques (Excel, Outlook)
Qualités requises : Polyvalence, Autonomie, Esprit de service et du travail en équipe, Sens de l'écoute et bonnes compétences relationnelles, Bonne logique organisationnelle
Le salarié s'engage a participer activement aux actions proposées dans le cadre de cet accompagnement.