Secrétaire Général - Chief of Staff (H/F)

Description du poste :

Vous assisterez la direction du POCIP en assurant la coordination nécessaire au traitement des demandes traitées au sein du POCIP, dans les délais et le niveau de qualité requis. Vous contribuerez au pilotage de l'activité, en veillant à une circulation efficace de l'information, à la synthèse des éléments RH et financiers du pôle et serez responsable de coordonner les actions de communication.
Assurer l'interface avec l'échelon central de la Fabrique Numérique.
Coordonner l'élaboration des réponses aux demandes du CND ou d'entités du MINARM (DGA, EMA, SGA, voire CAB MINARM) dans les délais et avec le niveau de qualité requis en s'assurant de la validation et traçabilité des éléments produits
S'assurer de la circulation de l'information montante et descendante. Coordonner le recueil du reporting. Prendre connaissance du courrier officiel et faire une synthèse pour remonter l'information utile et pertinente à la direction. Etre le point de contact des agents du POCIP et savoir les orienter.
Encadrer les effectifs du POCIP dédiés au suivi financier des projets (adjoint finances), au volet RH (adjoint RH), et à l'animation
Contribuer à l'optimisation du fonctionnement du pôle (documentation et harmonisation de certains processus, maîtrise des circuits de diffusion de l'information, aspects organisationnels, etc.), et au bon suivi des éléments RH, financiers, et communication
Participer aux comité de direction du POCIP, assurer le compte rendu et le suivi des actions.

Description du profil :

Vous justifiez d'une expérience significative sur des fonctions transverses en relation avec de nombreux interlocuteurs.
Vous disposez d'une expérience dans le domaine des RH, du suivi financier, et une capacité à effectuer des travaux de synthèse à destination d'autorités.
Vous disposez d'une bonne connaissance des modes de fonctionnement du MINARM.
Vous savez saisir les problématiques émanant d'entités externes dans des délais contraints, identifier les éléments attendus, et orienter les demandes. Votre rigueur, vos qualités rédactionnelles et de synthèse vous permettent de garantir la tenue des délais, la traçabilité et la qualité des dossiers que vous livrez. Vos qualités relationnelles vous rendent à même d'interagir avec un large spectre d'interlocuteurs.
Vous êtes à même d'être force de proposition et de prendre des initiatives au sein d'une structure amenée à se transformer, dans une démarche d'amélioration continue tout en garantissant au quotidien la continuité de l'activité.