Office Manager - Freelance (H/F)

Votre mission : Aux côtés de l'équipe People et en lien direct avec le CEO, vous prenez la responsabilité de trois sujets particulièrement structurants pour l'entreprise : le workplace, les événements internes et le support opérationnel au CEO.

Mission de 3 mois, à raison de 5j/semaine idéalement (au minimum 3) en présentiel.

L'enjeu ne sera pas simplement d'exécuter des demandes : vous aurez la responsabilité de faire fonctionner ces sujets de bout en bout, avec un haut niveau d'autonomie, de fiabilité et d'anticipation.

Piloter le workplace

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Gérer le fonctionnement quotidien des bureaux : prestataires, stocks, aménagement, maintenance, sécurité et conformité.

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Construire, suivre et piloter le budget lié aux bureaux et aux événements.

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Anticiper les besoins de capacité et prendre en charge les éventuels projets de déménagement : analyse des besoins, identification des options et exécution.

Créer les moments qui rassemblent l'équipe

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Concevoir et organiser les événements internes de bout en bout, des rendez-vous récurrents jusqu'à l'offsite annuel.

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Piloter les All Hands dans leur intégralité : créneau, espace, installation, déroulé et coordination.

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Prendre la responsabilité des différents rituels internes, notamment les événements d'accueil, afin qu'ils fonctionnent de manière fluide et autonome.

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Coordonner les lieux, prestataires, budgets et aspects logistiques jusqu'au jour J.

Accompagner directement le CEO

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Travailler directement avec le CEO sur la gestion de son temps, de ses priorités et de la logistique associée.

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Identifier en amont les besoins et points de friction afin d'éviter une gestion uniquement réactive.

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Garantir un niveau élevé de précision et de fiabilité dans l'exécution : lorsqu'un livrable est attendu à une heure et sous un format donné, il doit être disponible comme prévu.

Vous avez déjà :

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travaillé au contact direct d'un-e fondateur-rice, d'un membre de C-level ou d'un comité exécutif, avec un périmètre dont vous aviez clairement la responsabilité ;

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organisé de bout en bout des événements internes réunissant au moins 100 personnes, en pilotant le lieu, les prestataires, le budget, la logistique et le jour J ;

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assuré la gestion d'un site et de ses prestataires, avec la responsabilité d'un budget.

Compétences clés
Vous êtes particulièrement à l'aise dans un rôle où il faut simultanément organiser, prioriser et exécuter. Vous savez tenir des délais sans avoir besoin d'être relancé-e et préférez anticiper un besoin plutôt que d'attendre qu'il soit formulé.

Votre précision est également essentielle : vous êtes fiable sur les détails, les horaires et les livrables, y compris lorsque plusieurs sujets avancent en parallèle.

Vous disposez d'un niveau professionnel complet en anglais et d'un niveau natif en français.