SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour rejoindre notre équipe qui sera sous la responsabilité et en lien direct avec le personnel de Direction, de ce fait elle doit faire preuve de confidentialité. Elle est à la disposition de la Direction afin de produire les différents documents émis par celle-ci.

Elle est chargée d'accueillir téléphoniquement et physiquement les différents interlocuteurs du personnel de Direction.

Elle a la responsabilité de la gestion administrative et du secrétariat de l'établissement.

Elle est en lien régulier avec le cabinet comptable.

Elle est soumise au secret professionnel selon l'article L 221-6 du Code de l'action sociale et des familles.

Tâches :

- Gestion comptable.

- Gestion des dossiers des salariés (C.D.D et C.D.I).

- Gestion des différents stocks dans le sens comptable.

- Gestion des dossiers des fournisseurs et des partenaires de l'association.

- Gestion de la traçabilité finale du budget alimentaire alloué aux familles accueillies sous forme de tickets services.

- Vérification de la bonne tenue des procédures de contrôle soumises à la démarche du commissaire aux comptes.

- Responsabilité de la mise en forme des différents écrits produits par le personnel de Direction.

- Classement et archivage.

- Rédaction des plannings suite à leur élaboration par le personnel de direction.

- Prises et suivis des commandes de fournitures administratives et bureautiques auprès des fournisseurs après validation par la direction (service après-vente y compris).

- Production des états des présences mensuelles des familles en fonction des lieux d'hébergement après vérification de la conformité des informations par le personnel de direction.

Profil :

- Bonne connaissance du droit du travail et de la convention collective appliquée dans l'établissement.

- Connaissance de l'organisation horaire de l'ensemble du personnel.

- Connaissance des règles administratives, comptables et des procédures de communication.

- Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques.

- Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit.

- Avoir le sens des relations humaines, une bonne maîtrise émotionnelle.

- Avoir le sens de l'organisation et du travail en équipe.