secrétaire assistant de gestion administrative, administratif vie associative, associatif H/F - EC22749

secrétaire assistant de gestion administrative, administratif vie associative, associatif H/F - EC22749

Secrétaire - Assistant(e) de gestion administrative et de ... iative, iatif (F/H)








Notre collectivité recrute

Un secrétaire - Assistant de gestion administrative et de ... iative, iatif appartenant au cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C - Filière, Filier administrative), rattaché à la Direction générale adjointes des Projets Transversaux / Direction des Ressources Humaines / Structure d'accueil AMAC




Poste ouvert aux agents titulaires ou contractuels en ... d ... dre d'une mise à disposition






Vous exercerez vos missions au sein

Hôtel de Ville - Place des Droits de l' ... Citoyen - Évry-Courcouronnes



L'AMAC est une ... née, né aux agents actifs et retraités de la Ville d'Évry-Courcouronnes. Elle propose tout au long de l'année, né des prestations, activités, sorties et événements favorisant le lien social et la convivialité entre ses adhérents.





Vous serez amené à participer

Sous la responsabilité fonctionnelle du Président de l'AMAC et en lien avec la Direction des Ressources Humaines, assurer la
gestion administrative, financière et opérationnelle de l'association
, ainsi que l'organisation et le suivi de ses activités et manifestations. Le/la secrétaire constitue un véritable
point d'appui administratif et opérationnel pour le Président et le Conseil d'administration
et contribue directement à la qualité du service rendu aux adhérents. Le poste requiert
polyvalence, autonomie, sens de l'organisation, aisance relationnelle et goût pour le travail varié
, d ... vironnement où les activités évoluent tout au long de l'année, né.







À ce titre, il vous sera confié les activités suivantes
:



1. Assurer l'accueil et la relation avec les adhérents




Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, retraités et autres interlocuteurs de l' ...



Informer et renseigner les adhérents sur les activités, prestations et modalités d'inscription.



Assurer le suivi des demandes et apporter une réponse de premier niveau aux adhérents.



Gérer les adhésions et tenir à jour les fichiers des adhérents actifs et retraités.



Assurer une relation régulière, régulier avec les membres du Conseil d'administration.








2. Assurer le secrétariat et le fonctionnement du Conseil d'administration




Organiser les réunions du Conseil d'administration : planification, réservation des salles et préparation des documents.



Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et informations nécessaires aux membres.



Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.



Diffuser les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises.



Préparer et transmettre les notes et rappels nécessaires au bon fonctionnement de l'instance.



Gérer l'agenda du Président et organiser les rendez-vous liés à l'activité de l' ...








3. Organiser et suivre les activités, prestations et manifestations




Participer à la conception, à la préparation et à la mise en œuvre des activités et manifestations proposées aux adhérents.



Organiser notamment les événements annuels : fête des adhérents, loto, brocante, assemblée, assemblé générale, élections, marché de Noël, Téléthon, etc.



Organiser et suivre les prestations proposées aux adhérents : voyages, spectacles, sorties, séjours, Center Parcs, camping, sorties en famille, Calicéo, parfums, chocolats, vins, huîtres, gâteaux, etc.



Assurer les relations avec les prestataires : prise de contact, échanges, demandes de devis, organisation des prestations et suivi opérationnel.



Préparer les dossiers liés aux voyages et assurer l'interface avec les prestataires.



Participer et, le cas échéant, animer les réunions préparatoires avec les prestataires.



Assurer le suivi des cartes et avantages proposés aux adhérents, notamment les cartes « Royaume des Enfants ».








4. Assurer la communication et la promotion des activités




Concevoir et mettre en forme les documents d'information destinés aux adhérents.



Assurer la diffusion des informations relatives aux activités et manifestations.



Créer et mettre en ligne les prestations et événements sur la plateforme
BREVO
.



Assurer la diffusion des informations sur les supports numériques et les réseaux sociaux de l' ... notamment Facebook.



Préparer les supports nécessaires aux inscriptions et à la communication des événements.



Contribuer à la valorisation des activités et à l'information régulière, régulier des adhérents.








5. Assurer le suivi administratif et financier de l'association




Assurer le suivi administratif des inscriptions et des règlements.



Enregistrer et suivre les paiements effectués