Assistant / Assistante de direction (H/F)

Vous assurez les missions d'assistance et de gestion administrative auprès de Directions opérationnelles de la DGA.

Vos activités

Assure l'organisation administrative

Traitement du courrier « arrivé » et « départ » (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)

Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers et des procédures internes (charte, logo, courriers,.)

Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)

Organisation du classement et de l'archivage des dossiers et relai auprès des équipes

Accueil physique et téléphonique

Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et Conseils

Diffusion des informations internes et externe

Accompagnement logistique des membres de l'équipe (gestion des fournitures, signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques.)

Assiste les Directions opérationnelles et les services

Organisation de l'agenda et prises de rendez-vous,

Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, .) :

Réunions de direction et de service

Séances de travail avec les élus

Réunions de coordination internes

Organisation des déplacements

Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l'activité

Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle

Prise de notes, établissement des comptes-rendus

Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d'informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)

Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur .)

Assister les Directrices et Directeurs dans leurs relations avec les élus (organisation de réunions

Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes

Vous êtes titulaire d'un DUT ou d'un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, PowerPoint, .)

Environnement territorial

Des connaissances en Marchés Publics et en comptabilité des Collectivités Locales seraient un plus

Qualités

Organisationnelles

Relationnelles

Rédactionnelles

Esprit de synthèse, rigueur

Esprit d'équipe, dynamisme

Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d'adaptation au changement

Discrétion et respect de la confidentialité

Avantages

Rémunération Statutaire + Régime Indemnitaire,

Sur une année complète : 25 jours de congés annuels et 22 jours de RTT + 2 jours de fractionnement possibles,

Poste éligible au télétravail flexible max 2 jours / semaine après une période d'intégration

Politique interne de formation dynamique

Cafétaria à disposition des agents