Assistant(e) de direction - DAL et DAF (H/F)

Rejoignez un établissement dynamique au coeur d'un projet ambitieux !
Membre du groupement hospitalier de territoire des Yvelines nord, le CHIPS est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche.

Il est structuré en pôles d'activités spécialisés dans la prise en charge de la personne à tous les âges de la vie.

Son activité est déployée sur les sites hospitaliers de Poissy, de Saint Germain en Laye et sur des sites périphériques.

Les activités cliniques et médico-techniques se répartissent en huit pôles d'activité et trois pôles/fédération inter établissements regroupant près de 50 services de soins et une crèche :
Pôle femme-mère-enfant, Pôle psychiatrie, Pôle laboratoire médico-technique, Pôle chirurgie-anesthésie-blocs opératoires, réanimation et endoscopie, Pôle médecine interne et cardiovasculaire, Pôle gériatrie, Pôle neurologie-rééducation, Pôle oncologie médicale et infectiologie, Fédération de médecine d'urgence, Pôle inter-établissements d'imagerie, Pôle inter-établissements santé publique activités transversales.

Nos projets en cours :
La rénovation du bloc opératoire Un nouveau bâtiment pour les secteurs d'hospitalisation de psychiatrie à Chambourcy La mise en place du logiciel d'ordonnancement des lits, d'HUBLO et un nouveau logiciel de gestion du temps de travail LE POSTE :
Le CHIPS recrute un Assistant(e) de direction partagé(e) entre la Direction de la Logistique et des Achats (DLA) et la Direction des Affaires Financières (DAF) Positionnement du poste L'assistant(e) de direction exerce ses fonctions de manière partagée au sein de la Direction de la Logistique et des Achats (DLA) et de la Direction des Affaires Financières (DAF).

Il/elle est placé(e) sous l'autorité fonctionnelle des directeurs en charge de ces deux directions et travaille en lien étroit avec les équipes qui les composent.

L'organisation du poste nécessite une coordination régulière entre les deux directions afin d'assurer la continuité du secrétariat et la priorisation des activités en fonction des échéances et des besoins respectifs.

Présentation du secteur d'activité Le poste s'inscrit au sein de deux directions fonctionnelles de la direction commune :
la Direction de la Logistique et des Achats (DLA) ; la Direction des Affaires Financières (DAF).

Ces directions participent au fonctionnement transversal de la direction commune et sont en interaction régulière avec la Direction générale, les autres directions fonctionnelles, les pôles et services de la direction commune ainsi qu'avec différents partenaires et interlocuteurs extérieurs.

Compte tenu de ce positionnement, l'assistant(e) de direction constitue un interlocuteur privilégié pour l'organisation, la circulation et le traitement des informations relevant de ces deux directions.

Présentation du poste L'assistant(e)de direction assure le secrétariat et l'appui administratif des directeurs de la DLA et de la DAF.

Il/elle contribue à l'organisation quotidienne des deux directions, à la gestion des agendas et des réunions, au traitement et au suivi des courriers et documents ainsi qu'à la bonne circulation de l'information.

Le caractère partagé du poste implique une capacité à organiser et prioriser les sollicitations émanant des deux directions, dans le respect des échéances, de la confidentialité des informations traitées et des nécessités de continuité de fonctionnement.

Missions générales et responsabilités Accueil et gestion des agendas Gérer et organiser les agendas des directeurs ; Assurer l'accueil physique et téléphonique ; Organiser les rendez-vous et réunions et assurer leur coordination ; Anticiper les échéances et alerter les directeurs lorsque nécessaire.

Gestion du courrier et des documents Assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants ; Assurer la circulation des documents auprès des services et interlocuteurs concernés ; Suivre les courriers et dossiers en attente ; Gérer les parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles ; Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents ; Organiser et tenir à jour les dossiers numériques partagés des secrétariats.

Appui administratif Rédiger et mettre en forme les courriers, notes d'information et autres documents ; Veiller à la qualité formelle des documents produits ou transmis par les directions et au respect des règles institutionnelles de présentation ; Préparer et organiser les réunions ; Contribuer à la préparation et au suivi administratif des dossiers ; Assurer les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement des directions.

Gestion et circulation de l'information Recueillir, traiter, hiérarchiser et transmettre les informations utiles ; Identifier les demandes urgentes ou nécessitant un traitement prioritaire ; Assurer l'interface entre les directeurs, les équipes des deux directions, les autres directions fonctionnelles et les interlocuteurs extérieurs ; Garantir la confidentialité des inform...