ASSISTANT-E FÉDÉRAL-E POLYVALENT-E (H/F)

La Fédération des centres sociaux et socioculturels de Paris est une association loi 1901 qui regroupe un réseau de 30 associations adhérentes. Elle représente ses adhérents auprès des partenaires institutionnels, anime le réseau des centres sociaux et pilote des projets à leur service. L'équipe fédérale est composée de 4 salarié-es.

LE POSTE
Sous l'autorité de la déléguée fédérale, vous contribuez au bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de la Fédération. Vous intervenez également en soutien aux projets fédéraux : formations, rencontres et animation du réseau, instances et communication.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

1. SUIVI ET GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE - 25 %
- gestion administrative des RH : suivi des jours travaillés, chèques déjeuner, notes de frais, appui à l'interface avec le prestataire paie ;
- gestion administrative, préparation des règlements et facturation, suivi des encaissements et relances ;
- organisation et mise en œuvre du classement et de l'archivage des documents administratifs ;
- intendance et logistique : achats de consommables, relations avec les prestataires (ménage, réparations, traiteur, informatique.).

2. ASSISTANAT DE DIRECTION - 15 %
- organisation logistique des rencontres et rendez-vous de la déléguée fédérale et des élu-es ;
- convocations et relances pour les instances : bureau, conseil d'administration, assemblée générale, réunions avec les partenaires ;
- préparation des documents supports des instances : émargements, dossiers participants. ;
- préparation des salles ;
- tenue et mise à jour du registre des comptes rendus et émargements ;
- réalisation des mises à jour administratives, notamment auprès de la Préfecture.

3. APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE AUX ACTIVITÉS ET PROJETS FÉDÉRAUX - 30 %
- organisation logistique et suivi administratif des formations et rencontres fédérales ;
- recherche et réservation de salles ;
- convocations, inscriptions, relances et gestion des désistements ;
- préparation des salles et des supports ;
- préparation des attestations de participation ;
- interface avec les intervenant-es ;
- tenue et mise à jour du planning collectif sur l'agenda partagé ;
- tenue et mise à jour des fichiers des participant-es aux événements et formations ;
- appui administratif et de gestion sur certains projets fédéraux : services civiques, portage de subventions pour les centres sociaux, etc.

4. COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE - 30 %
- gestion et mise à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes au réseau ;
- contribution à la tenue à jour de la base documentaire concernant les adhérents ;
- conception graphique et mise en page de documents ;
- tenue du standard et traitement du courrier postal et électronique collectif entrant : aiguillage et premier niveau de réponse ;
- gestion du courrier sortant et des envois en nombre ;
- mise à jour du site internet et des différents outils de communication de la Fédération ;
- réalisation de la lettre d'information fédérale : sollicitation des contributions, mise en forme, rédaction de courts articles et publication des contenus ;
- réalisation d'autres supports de communication interne et externe.

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
Vous êtes fiable, organisé-e et autonome. Vous savez :
- organiser votre travail et suivre plusieurs dossiers simultanément en hiérarchisant vos priorités ;
- anticiper les échéances et effectuer les relances nécessaires ;
- vous adapter à des interlocuteurs et situations variés ;
- passer avec aisance d'une tâche administrative à une tâche logistique ou de communication.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs et êtes à l'aise avec les outils numériques. Une expérience ou une appétence pour le secteur associatif est souhaitée.

Prise de poste : novembre 2026.