Assistant de direction F/H

RESPONSABILITÉS :

Mission principale :
- Elaboration du calendrier des réunions à l'EES (conseil de gestion, conseil des masters, réunion d'équipe
- Rédaction de divers compte-rendu notamment pour le conseil de gestion (en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises).
- Accueil (physique et téléphonique) des enseignants et étudiants (francophones et anglophones)
- Gestion administrative des enseignants statutaires, (des doctorants et des ATER en renfort) sur la plateforme OSE
- Saisie des états de services
- Traitements des autorisations de cumuls et/ou des déclarations préalables accessoires
- Gestion du parapheur électronique
- Organisation matérielle des différentes réunions et des événements internes à l'EES (conseil d'ufr, réunion d'équipe etc)
- Organisation matérielle des comités de sélection (campagne emploi EC)
- Devis et saisie des bons de commande pour le volet fonctionnement de l'EES (en renfort, ponctuel)
- JPO
- Achat de fournitures
- Journée de l'EES
- Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec le pôle Master, le pôle communication et relations entreprises.
- Offre de formation : en collaboration avec le RA, suivi, contrôle et accompagnement pour les modifications de maquettes et les MCC afférents.
- Contrôle de gestion : en collaboration avec le RA, réponses aux diverses sollicitions du service pilotage de l'établissement (soutenabilité financière etc.)


Contraintes liées au travail : (horaires, déplacements, technicité...)
Ponctualité : horaires d'ouverture au public à respecter
Adaptation aux urgences de la direction de l'EES

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises ou souhaitées :
- Excellente maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique, etc) en particulier des logiciels OSE et SIFAC.
- Savoir gérer les priorités
- Grande rigueur
- Excellente capacité d'organisation et d'autonomie
- Excellentes aptitudes relationnelles (Sens du service et du contact, qualité d'écoute,)
- Très bonnes capacités rédactionnelles
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une UFR
- Connaissance de l'organisation générale d'un établissement universitaire.
- Connaissance des textes et réglementations (textes relatifs aux enseignants statutaires)