Assistant(e) administratif(ve) travaux (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Entreprise familiale créée en 2012 et implantée à Mareuil-lès-Meaux (Seine-et-Marne), notre adhérent est spécialisé dans les travaux publics, le génie civil et les VRD.
Vous travaillerez en lien direct avec la responsable d'affaires et serez chargé(e) d'assurer le bon suivi des dossiers, depuis leur réception jusqu'à leur clôture et leur facturation.
Vos principales missions Gestion et suivi administratif des chantiers
- Réception, enregistrement et création des dossiers de chantier ;
- Organisation et suivi administratif des dossiers ;
- Suivi de l'avancement des chantiers ;
- Vérification des pièces et informations nécessaires ;
- Relances auprès des différents interlocuteurs ;
- Classement et archivage des dossiers.
Préparation des dossiers de chantier
- Constitution et préparation des dossiers avant travaux ;
- Préparation des plans et documents nécessaires aux interventions ;
- Demandes et suivi des arrêtés de voirie et autres autorisations nécessaires ;
- Préparation des documents destinés aux équipes terrain ;
- Vérification de la complétude des dossiers avant le démarrage des travaux ;
- Récupération et classement des documents après intervention.
Suivi de la programmation
- Mise à jour du planning selon les dates de travaux définies par la responsable ;
- Transmission des informations et dates d'intervention aux différents interlocuteurs ;
- Organisation et suivi des rendez-vous nécessaires ;
- Suivi des autorisations et confirmations ;
- Relances et anticipation des échéances ;
- Signalement des éventuels blocages.
Suivi et mise à jour des fichiers
- Mise à jour régulière des tableaux de suivi des chantiers ;
- Actualisation des dates, statuts et avancement des dossiers ;
- Suivi des dossiers en attente et des échéances.
Facturation
- Préparation et établissement de la facturation des chantiers ;
- Suivi des commandes et des documents nécessaires à la facturation ;
- Mise à jour des tableaux de suivi de facturation ;
- Suivi et relance des dossiers en attente.
Gestion des mails et appels
- Gestion de la messagerie professionnelle ;
- Traitement et réponse aux mails relatifs aux dossiers suivis ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques ;
- Échanges avec les clients, communes, gestionnaires de voirie et autres interlocuteurs ;
- Relances téléphoniques et par mail ;
- Transmission à la responsable des sujets nécessitant une décision ou un arbitrage.

PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons avant tout une personne :
- Organisée, rigoureuse et réactive ;
- Autonome dans la gestion et le suivi de ses dossiers ;
- Capable d'anticiper les échéances et d'effectuer les relances nécessaires sans attendre systématiquement une demande ;
- À l'aise avec les outils informatiques, notamment Word et Excel ;
- Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et d'en assurer un suivi précis.
Une expérience dans le secteur du BTP ou des travaux publics est un véritable plus.
Nous recherchons une personne fiable et impliquée, souhaitant s'inscrire durablement au sein d'une entreprise à taille humaine.
Rémunération : 2 200 € à 2 500 € brut par mois, selon profil et expérience
Lieu : Mareuil-lès-Meaux (77)
Type de poste : Temps plein
LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans les travaux publics, le génie civil et les VRD un(e) Assistant(e) administratif(ve) travaux (H/F) en CDI