Chef-fe de cabinet - F/H

RESPONSABILITÉS :

Missions
Le chef-fe de cabinet :
- Assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l'équipe décanale
- Accompagne le Doyen et l'équipe décanale dans la préparation, l'organisation et le suivi des dossiers stratégiques

Activités principales
1. Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen - Gestion de l'agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles
- Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels
- Gestion des communications entrantes du bureau décanal
- Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales
- Recueil, traitement et diffusion, sous l'autorité du doyen, de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté
- Tenue des registres des réunions institutionnelles
- Accueil et information aux usagers
- Suivi des accès à la faculté en cas d'absence de la secrétaire des affaires générales

2. Préparer les instances - Gestion du conseil de la faculté et des commissions
- Elaboration des ordres du jour
- Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation
- Organisation logistique des instances
- Diffusion des comptes rendus
3. Assurer un appui stratégique à l'équipe décanale - Préparation des notes de synthèse
- Préparation des prises de parole du Doyen
- Veille sur les sujets stratégiques


4. Gérer les relations institutionnelles - Interface avec les Directions centrales d'Aix-Marseille Université et avec la FSMPM
- Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes


5. Organiser les événements institutionnels - Coordination de l'organisation des événements institutionnels de la Faculté
- Traitement et suivi des distinctions honorifiques


6. Assurer le suivi de dossiers spécifiques - Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d'emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus
- Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels
- Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet
- Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l'université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère).

Conditions particulières d'exercice - Forte disponibilité liée à l'activité institutionnelle.
- Grande confidentialité dans le traitement des dossiers.
Positionnement hiérarchique Le chef de cabinet travaille sous l'autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie.

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances et savoirs :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
- Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative.
- Connaissance de l'environnement législatif et réglementaire de l'enseignement supérieur.
Savoir-faire :
- Savoir hiérarchiser et organiser les priorités
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation
- Gestion d'agenda complexe
- Capacités rédactionnelles élevées
- Capacité d'organisation et de priorisation
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers
- Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions


Savoir-être :
- Capacité d'adaptation
- Sens aigu du travail en équipe
- Sens des relations humaines et maîtrise de soi
- Fiabilité / Rigueur
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Réactivité
- Qualités d'écoute et maîtrise de soi, diplomatie
- Disponibilité


Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social